Mit einer Abschlagsrechnung verlangt ein Bauunternehmen oder Handwerksbetrieb während der Bauzeit Geld für bereits erbrachte Leistungen, statt bis zur Schlussrechnung vorzufinanzieren. Der Anspruch ergibt sich aus § 632a BGB und – wenn vereinbart – aus § 16 Abs. 1 VOB/B, nach dem Abschlagszahlungen 21 Tage nach Zugang der Aufstellung fällig werden. Dieser Artikel zeigt, was eine Abschlagsrechnung enthalten muss, wie Sie den Leistungsstand nachweisen und wie Einbehalte und Schlussrechnung zusammenhängen.
- Nach § 632a BGB kann der Unternehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen.
- Beim VOB/B-Vertrag werden Abschlagszahlungen nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B 21 Tage nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig.
- Die Leistungen sind durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht – in der Praxis meist durch ein Aufmaß.
- Bei Mängeln darf der Besteller einen angemessenen Teil zurückhalten; Sicherheitseinbehalte sind nur zulässig, wenn sie vertraglich oder gesetzlich vorgesehen sind.
- Abschläge sind vorläufige Zahlungen: Sie bedeuten keine Abnahme und werden in der Schlussrechnung verrechnet.
Was ist eine Abschlagsrechnung am Bau?
Bauvorhaben dauern Wochen oder Monate. Würde der Auftragnehmer erst nach der Abnahme bezahlt, müsste er Material, Lohn und Nachunternehmer lange vorfinanzieren. Die Abschlagsrechnung (auch Abschlagszahlungsanforderung oder Teilrechnung im weiteren Sinn) gleicht das aus: Sie rechnet den Wert der bisher erbrachten Leistung ab, abzüglich bereits erhaltener Zahlungen.
| Rechnungsart | Wofür? | Wirkung |
|---|---|---|
| Abschlagsrechnung | Erbrachter Leistungsstand während der Bauzeit | Vorläufig, wird in der Schlussrechnung verrechnet |
| Vorauszahlung | Zahlung vor Erbringung der Leistung | Nur nach Vereinbarung, oft gegen Sicherheit (§ 16 Abs. 2 VOB/B) |
| Teilschlussrechnung | In sich abgeschlossener, abgenommener Teil der Leistung | Endgültige Abrechnung dieses Teils |
| Schlussrechnung | Gesamte Leistung nach Fertigstellung | Endgültige Abrechnung des Vertrags |
Abschlagszahlung nach § 632a BGB
Für jeden Werkvertrag – also auch für Bauverträge ohne VOB/B – gibt § 632a Abs. 1 BGB dem Unternehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen. Die Kernpunkte:
- Höhe: Wert der vom Unternehmer erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen.
- Mängel: Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller einen angemessenen Teil zurückhalten. Bis zur Abnahme muss der Unternehmer beweisen, dass er vertragsgemäß geleistet hat. § 641 Abs. 3 BGB gilt entsprechend; angemessen ist danach in der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten.
- Nachweis: Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.
- Stoffe und Bauteile: Auch angelieferte oder eigens angefertigte und bereitgestellte Stoffe oder Bauteile können abgerechnet werden – aber nur, wenn dem Besteller nach seiner Wahl Eigentum übertragen oder entsprechende Sicherheit geleistet wird.
Abschlagsrechnung nach VOB/B: § 16 Abs. 1
Ist die VOB/B vereinbart, regelt § 16 Abs. 1 die Abschlagszahlungen ausführlicher:
- Anspruch auf Antrag (Nr. 1): Abschlagszahlungen sind in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren, und zwar in Höhe des Wertes der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen einschließlich der ausgewiesenen Umsatzsteuer.
- Nachweis (Nr. 1): Die Leistungen sind durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Eigens angefertigte und bereitgestellte oder angelieferte Bauteile und Stoffe zählen mit, wenn dem Auftraggeber Eigentum übertragen oder Sicherheit gegeben wird.
- Einbehalte (Nr. 2): Gegenforderungen können einbehalten werden. Andere Einbehalte sind nur in den im Vertrag und in gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Fällen zulässig.
- Fälligkeit (Nr. 3): Ansprüche auf Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig.
- Keine Abnahme (Nr. 4): Abschlagszahlungen sind ohne Einfluss auf Haftung und Gewährleistung und gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung.
Zahlt der Auftraggeber nicht, kann der Auftragnehmer nach § 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B eine angemessene Nachfrist setzen und hat nach deren Ablauf Anspruch auf Zinsen in Höhe der Sätze des § 288 Abs. 2 BGB. Ohne Nachfrist kommt der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach Zugang der Aufstellung in Verzug, wenn der Auftragnehmer seine Pflichten erfüllt hat. Zum weiteren Vorgehen siehe Mahnung im Handwerk.
Leistungsstand prüfbar nachweisen
Der häufigste Grund für gekürzte oder verspätete Abschläge ist ein unzureichender Nachweis. Prüfbar ist eine Abschlagsrechnung, wenn der Auftraggeber oder seine Bauleitung den Leistungsstand ohne großen Aufwand nachvollziehen kann.
- Einheitspreisvertrag: Mengen je LV-Position aus einem Aufmaß, mit Ort und Ansatz. Bei Abschlägen genügt oft ein vorläufiges Aufmaß; es sollte trotzdem nachvollziehbar sein.
- Pauschalvertrag: Leistungsstand in Prozent je Bauabschnitt oder nach einem vereinbarten Zahlungsplan, belegt durch Fotos, Bautagebuch oder Begehung.
- Kumulierte Darstellung: Bewährt hat sich, den Gesamtleistungsstand aufzuführen und davon alle bisherigen Abschläge abzuziehen. So bleiben Fehler aus früheren Rechnungen nicht stehen.
- Nachträge getrennt: Beauftragte Nachträge als eigene Positionen; noch nicht vereinbarte Nachträge kennzeichnen. Für Nachträge nach § 650b BGB erlaubt § 650c Abs. 3 BGB unter Voraussetzungen, 80 % der im Nachtragsangebot genannten Mehrvergütung in Abschläge aufzunehmen – siehe Nachtrag am Bau.
Sicherheitseinbehalt und andere Abzüge
Viele Bauverträge sehen einen Sicherheitseinbehalt für die Vertragserfüllung vor. Ohne Vereinbarung darf der Auftraggeber beim VOB/B-Vertrag nur Gegenforderungen einbehalten (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Ist eine Sicherheit durch Einbehalt vereinbart, gilt nach § 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B:
- Der Auftraggeber darf jede Zahlung um höchstens 10 % kürzen, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist.
- Er muss den einbehaltenen Betrag mitteilen und binnen 18 Werktagen nach der Mitteilung auf ein Sperrkonto einzahlen, über das nur beide gemeinsam verfügen können.
- Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG bleibt die Umsatzsteuer bei der Berechnung außer Betracht – zur Steuerschuldumkehr siehe Reverse Charge bei Bauleistungen.
Zusammenhang mit der Schlussrechnung
Abschlagszahlungen sind vorläufig. Nach Abnahme und Schlussrechnung wird endgültig abgerechnet: Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung aus und zieht alle erhaltenen Abschläge ab. Nach der Rechtsprechung kann ein Abschlag in der Regel nicht mehr eingeklagt werden, sobald die Schlussrechnung gestellt oder die Leistung abgenommen und schlussabrechnungsreif ist; dann ist aus der Schlussrechnung vorzugehen. Einzelheiten erklärt der Artikel Schlussrechnung am Bau.
Muster: Abschlagsrechnung Bau
Das folgende Schema zeigt den Aufbau einer kumulierten Abschlagsrechnung; als ausfüllbare Datei steht das Abschlagsrechnung-Muster bereit. Neben den Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG (Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag) sollte eine Abschlagsrechnung folgende Angaben enthalten. Im B2B-Bereich ist die Rechnung zunehmend als E-Rechnung zu stellen. In BauDock geben Sie Abschlagsrechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung aus; beide Formate sind mit dem KoSIT-Validator geprüft, auch für Abschlag und Schlussrechnung (E-Rechnung).