E-Rechnung für Handwerk und Bau: XRechnung und ZUGFeRD erstellen
E-Rechnungen im Handwerk erstellen Sie in BauDock als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML oder als reine XRechnung. Wir haben unsere Beispielrechnungen mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT getestet, alle 14 Prüffälle wurden akzeptiert.
Beide Formate aus einer Rechnung
ZUGFeRD verbindet das lesbare PDF mit den Daten für die Buchhaltung, die XRechnung ist das Format für öffentliche Auftraggeber. Beides erzeugen Sie aus derselben Rechnung.
- ZUGFeRD-PDF mit XML
- XRechnung (UBL und CII)
- Abschlag, Schluss, Storno, § 13b, § 19
Offiziell geprüft
Geprüft mit dem KoSIT-Validator (14 von 14 Prüffällen akzeptiert) und mit Mustang (7 von 7 ZUGFeRD-Dateien gültig) — darunter Abschlagsrechnung, Schlussrechnung mit Vorauszahlung und Stornorechnung.
E-Rechnung im Handwerk: XRechnung erstellen und ZUGFeRD nutzen
Die E-Rechnung im Handwerk ist seit 2025 Pflicht beim Empfang: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Bis zum Ende der Übergangsfristen dürfen unter bestimmten Bedingungen noch Papier- oder PDF-Rechnungen gestellt werden; wer früh umstellt, vermeidet Rückfragen von Geschäftskunden.
Um eine XRechnung zu erstellen, brauchen Sie keine Programmierkenntnisse. In BauDock schreiben Sie die Rechnung wie gewohnt und wählen das Ausgabeformat. Die XRechnung ist eine reine Datendatei, wie sie öffentliche Auftraggeber verlangen. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich für Geschäftskunden, die Rechnungen weiterhin ansehen und automatisch verarbeiten wollen.
Beide Formate entstehen aus derselben Rechnung, auch für Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen sowie für Fälle nach § 13b UStG und § 19 UStG. Geprüft wurden die Beispielrechnungen mit dem KoSIT-Validator und mit Mustang. Fristen, Formate und Übergangsregeln im Detail erklärt der Artikel E-Rechnung im Handwerk.
Wie Sie eine fehlerhafte Rechnung korrekt stornieren, zeigt der Artikel Stornorechnung schreiben. Ein Muster für Teilzahlungen bietet die Abschlagsrechnung-Vorlage.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028. Einzelheiten im Artikel E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine Datendatei. ZUGFeRD ist ein PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind — lesbar für Menschen und Software.
Was brauche ich für eine XRechnung?
Neben den üblichen Pflichtangaben unter anderem eine E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Absenders sowie die E-Mail des Empfängers; BauDock weist auf fehlende Angaben hin.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt und wählen beim Ausgeben das Format XRechnung. BauDock erzeugt die XML-Datei nach EN 16931 und weist auf fehlende Pflichtangaben hin, etwa die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern.
Kostet die E-Rechnung in BauDock extra?
Nein. ZUGFeRD und XRechnung sind in der Handwerker-Lizenz enthalten, die bei 89 € im Monat für bis zu 3 Nutzer beginnt, zusammen mit Angeboten, Rechnungen und Zeiterfassung. Details auf der Preisseite.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturiertes Datenformat nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung.
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