E-Rechnung-Pflicht im Handwerk und am Bau: Fristen, Formate und Ausnahmen

Die E-Rechnung-Pflicht betrifft jeden Handwerks- und Baubetrieb, der Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland abrechnet. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen Sie sie – je nach Vorjahresumsatz – spätestens ab 2027 oder 2028. Dieser Artikel erklärt, was eine E-Rechnung ist, worin sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und was bei Abschlagsrechnungen, § 13b UStG und öffentlichen Auftraggebern zu beachten ist.

E-Rechnung-Pflicht für Handwerker: Wer ist betroffen?

Die Pflicht ergibt sich aus § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Sie gilt für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (B2B). Wer als Elektriker, Dachdecker oder Rohbauer für einen Bauträger, einen Generalunternehmer, eine Hausverwaltung oder einen anderen Betrieb arbeitet, fällt also darunter. Das betrifft ausdrücklich auch Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C). Baut ein privater Bauherr ein Einfamilienhaus, dürfen Sie ihm weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken. Beachten Sie aber: Bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen auch künftig als „sonstige Rechnung“ übermitteln (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können.

Fristen: Empfang seit 2025, Ausstellen ab 2027 oder 2028

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist der Zeitpunkt, zu dem die Leistung ausgeführt wurde, nicht das Rechnungsdatum.

Wichtig für den Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie eine E-Rechnung nicht mehr ablehnen. Sie brauchen eine Möglichkeit, die Daten lesbar zu machen und revisionssicher abzulegen.

XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählt der strukturierte Datensatz. Prüfen Sie deshalb nicht nur das PDF, sondern auch, ob die Daten stimmen. Andere Formate sind zulässig, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Pflichtangaben korrekt in ein EN-16931-konformes Format übertragen lassen (zum Beispiel bestimmte EDI-Verfahren).

Was keine E-Rechnung ist

• eine PDF-Rechnung per E-Mail, auch wenn sie am Computer erstellt wurde
• eine eingescannte Papierrechnung oder ein Foto einer Rechnung
• eine Word- oder Excel-Datei
• ein ZUGFeRD-PDF im Profil MINIMUM oder BASIC-WL

Diese Dokumente gelten als „sonstige Rechnung“. Sie sind nur noch innerhalb der Übergangsfristen oder in den Ausnahmefällen zulässig.

Ausnahmen: Kleinbeträge, Privatkunden, Fahrausweise

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden – etwa beim Kauf im Baustoffhandel. Für Leistungen nach § 13b UStG gilt die Kleinbetragsregel nach dem Wortlaut von § 33 UStDV nicht.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind ebenfalls ausgenommen.
• Privatkunden und andere Nichtunternehmer: keine E-Rechnung-Pflicht; eine E-Rechnung ist nur mit Zustimmung möglich.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Ausstellung als sonstige Rechnung bleibt erlaubt.

Besonderheiten bei der E-Rechnung am Bau

Bauleistungen nach § 13b UStG (Reverse Charge)

Erbringen Sie als Nachunternehmer Bauleistungen an einen Betrieb, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet in der Regel der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. An der E-Rechnung-Pflicht ändert das nichts: Auch diese Rechnungen müssen ab den genannten Fristen im strukturierten Format gestellt werden, und der Hinweis gehört in den Datensatz. Wann die Regel greift, erklärt der Artikel § 13b Bauleistungen.

Abschlags- und Schlussrechnungen

Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und fallen unter die Pflicht. In der Schlussrechnung müssen die bereits gezahlten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abgesetzt werden, damit die Steuer nicht doppelt ausgewiesen wird. Aufbau und Pflichtangaben beschreiben die Artikel Abschlagsrechnung Bau und Schlussrechnung nach VOB und BGB.

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein ergänzendes Schreiben veröffentlicht, das auf Bauleistungen eingeht. Nach den ersten Fachberichten dazu beanstandet die Finanzverwaltung bis zum 30. Juni 2030 nicht, wenn im strukturierten Teil nur die Summen je Gewerk stehen und die Einzelpositionen nach Leistungsverzeichnis in einer eingebetteten Anlage folgen, auf die der Datensatz ausdrücklich verweist; das Leistungsverzeichnis kann dabei auch strukturiert, etwa im GAEB Format, beigefügt werden. Ebenfalls bis zu diesem Datum dürfen Abschläge in der Schlussrechnung als Gesamtbetrag im Feld für bereits gezahlte Beträge abgezogen werden, mit den Einzelheiten im Rechnungshinweis. Ein bloßer Verweis auf externe Unterlagen reicht nicht.

Öffentliche Auftraggeber: XRechnung und Leitweg-ID

Unabhängig vom Umsatzsteuerrecht gelten für Aufträge der öffentlichen Hand eigene Vorschriften. Bundesbehörden verlangen seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Die Rechnung muss dort unter anderem eine Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers enthalten (§ 5 ERechV). Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber, meist mit der Beauftragung. Länder und Kommunen haben eigene Regeln und Portale; fragen Sie im Zweifel bei der Vergabestelle nach.

Aufbewahrung: acht Jahre für Rechnungen

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – dazu gehören Rechnungen – ab dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.

Bei E-Rechnungen müssen Sie den strukturierten Datensatz unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren – ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild genügt nicht. Private Bauherren müssen Rechnungen über Bauleistungen am Grundstück übrigens zwei Jahre aufbewahren; darauf weisen Sie in der Rechnung hin.

Checkliste: E-Rechnung im Betrieb einführen

Wer Angebote, Aufmaß und Rechnungen in einem System führt, vermeidet doppelte Erfassung; mehr dazu unter Angebote & Rechnungen und in der Übersicht für das Handwerk.