Das GAEB-Format ist der Standard, mit dem Leistungsverzeichnisse im deutschen Bauwesen elektronisch ausgetauscht werden. Die Dateiendung verrät, wofür eine Datei gedacht ist: Eine X83 ist eine Angebotsaufforderung, die der Bieter bepreist und als X84 zurückgibt. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Austauschphasen, die Unterschiede zwischen GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML und zeigt, wie Sie eine GAEB-Datei öffnen, bepreisen und typische Probleme vermeiden.
- GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen, der die Regeln für den Datenaustausch von Leistungsverzeichnissen herausgibt.
- Der erste Buchstabe der Endung nennt das Format (D = GAEB 90, P = GAEB 2000, X = GAEB DA XML), die Ziffern die Austauschphase.
- Die wichtigsten Phasen: X81 Leistungsbeschreibung, X83 Angebotsaufforderung, X84 Angebotsabgabe, X85 Nebenangebot, X86 Auftragserteilung.
- Aktuell ist GAEB DA XML 3.3; ältere Formate wie GAEB 90 werden von vielen Programmen nur noch eingeschränkt gelesen.
- Beim Bepreisen werden nur Preise und geforderte Bieterangaben eingetragen – Texte, Mengen und Ordnungszahlen bleiben unverändert.
Was ist das GAEB-Format?
Ein Leistungsverzeichnis (LV) beschreibt Bauleistungen in einzelnen Positionen mit Ordnungszahl, Kurz- und Langtext, Menge und Einheit. Früher wurde es auf Papier verschickt und vom Bieter abgetippt. Der GAEB-Datenaustausch legt fest, wie ein solches LV als Datei aufgebaut ist, damit Ausschreibungs-, Kalkulations- und Abrechnungsprogramme verschiedener Hersteller es ohne Abschreiben lesen können. Herausgeber ist der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB), ein Hauptausschuss des Deutschen Vergabe- und Vertragsausschusses für Bauleistungen (DVA), der auch die VOB verantwortet.
In der Praxis begegnen GAEB-Dateien vor allem bei öffentlichen Ausschreibungen, bei Generalunternehmern und bei Planungsbüros, die mit AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) arbeiten. Für Handwerksbetriebe ist die GAEB-Datei der schnellste Weg, ein umfangreiches LV in die eigene Kalkulation zu übernehmen. Wie ein Leistungsverzeichnis inhaltlich aufgebaut wird, erklärt der Artikel Leistungsverzeichnis erstellen.
GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML
Über die Jahre hat es drei Formatgenerationen gegeben. Sie unterscheiden sich im technischen Aufbau, die Austauschphasen sind aber gleich nummeriert.
| Format | Endung (Beispiel) | Technik | Hinweis |
|---|---|---|---|
| GAEB 90 | .D83, .D84 | Zeilenorientiert mit fester Satzlänge, kein XML | Alt, wird noch in Bestandssystemen verwendet |
| GAEB 2000 | .P83, .P84 | Textbasiertes, strukturiertes Format | Übergangsformat, heute selten |
| GAEB DA XML | .X83, .X84 | XML-Datei | Aktueller Standard; derzeit Version 3.3, Version 3.4 als Vorabfassung |
Innerhalb von GAEB DA XML gibt es mehrere Versionen (zum Beispiel 3.1, 3.2, 3.3). Programme lesen meist mehrere Versionen; beim Schreiben sollte die Version verwendet werden, die der Ausschreibende vorgibt. Erhalten Sie eine Datei in einem Format, das Ihre Software nicht liest, fragen Sie beim Absender nach einer GAEB-DA-XML-Fassung.
GAEB X83, X84 und die anderen Austauschphasen
Die Ziffern der Dateiendung geben die Datenaustauschphase an, also den Schritt im Ablauf von der Ausschreibung bis zur Abrechnung. Jede Phase legt fest, welche Inhalte die Datei enthalten darf und muss.
| Phase | Bezeichnung | Inhalt | Typischer Absender → Empfänger |
|---|---|---|---|
| X81 | Leistungsbeschreibung | LV ohne Preise, z. B. zur Weitergabe zwischen Planern oder an den Auftraggeber | Planer → Planer / Auftraggeber |
| X82 | Kostenansatz (Kostenanschlag) | LV mit Preisen zur Kostenermittlung | Planer → Auftraggeber |
| X83 | Angebotsaufforderung | LV mit Texten und Mengen, ohne Preise, zur Abgabe eines Angebots | Ausschreibender → Bieter |
| X84 | Angebotsabgabe | Das bepreiste LV mit Einheitspreisen und gegebenenfalls Bieterangaben | Bieter → Ausschreibender |
| X85 | Nebenangebot | Vom Bieter vorgeschlagene abweichende Ausführung | Bieter → Ausschreibender |
| X86 | Auftragserteilung | Das beauftragte LV als Vertragsgrundlage | Auftraggeber → Auftragnehmer |
Daneben gibt es weitere Phasen, etwa für Mengenermittlung und Aufmaß (X31) oder für die Rechnung (X89). Für den Alltag eines Handwerksbetriebs sind vor allem X83 rein, X84 raus sowie gelegentlich X86 als beauftragtes LV wichtig. Kommt eine X81, enthält sie in der Regel ebenfalls ein LV ohne Preise und lässt sich in den meisten Programmen genauso bepreisen – ob der Ausschreibende eine X84 zurück erwartet, steht in den Vergabeunterlagen.
GAEB-Datei öffnen: Welche Möglichkeiten gibt es?
Eine GAEB-Datei ist kein Dokument, das sich sinnvoll mit einem Texteditor oder einer Tabellenkalkulation öffnen lässt. Eine XML-Datei kann zwar technisch angezeigt werden, die Positionen, Langtexte und Ordnungszahlen sind darin aber verschachtelt und kaum lesbar. Sie brauchen ein Programm, das GAEB versteht:
- Kalkulations- oder Handwerkersoftware mit GAEB-Import: Das LV wird übernommen, Sie kalkulieren und exportieren die X84.
- GAEB-Viewer oder -Konverter: Zum Ansehen und Drucken, teilweise auch zum Bepreisen und Exportieren.
- AVA-Software bei Planern und Bauleitung: zum Erstellen, Prüfen und Vergleichen der Angebote (Preisspiegel).
So bepreisen Handwerker ein GAEB-LV
- Datei importieren: X83 (oder X81) in die Software einlesen und prüfen, ob die Positionsanzahl und die Gliederung mit dem PDF übereinstimmen.
- Positionen sichten: Normalpositionen, Bedarfspositionen (Eventualpositionen) und Wahlpositionen (Alternativpositionen) unterscheiden. Bedarfs- und Wahlpositionen fließen in der Regel nicht in die Angebotssumme ein, müssen aber bepreist werden, wenn das verlangt ist.
- Kalkulieren: Je Position Lohn, Material, Geräte und Fremdleistungen ansetzen und Zuschläge für Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn berücksichtigen – siehe Angebot schreiben im Handwerk.
- Einheitspreise eintragen: Nur Preise und geforderte Bieterangaben (zum Beispiel angebotenes Fabrikat) ergänzen. Texte, Mengen und Ordnungszahlen nicht verändern.
- Prüfen: Summe je Titel und Gesamtsumme mit der eigenen Kalkulation vergleichen, fehlende Preise suchen. Leere Einheitspreise können zum Ausschluss des Angebots führen.
- X84 exportieren: In der vom Ausschreibenden verlangten GAEB-Version speichern.
- Abgeben: Die X84 zusammen mit den geforderten Formularen auf dem vorgesehenen Weg einreichen, bei öffentlichen Vergaben in der Regel über die Vergabeplattform. Welche Unterlage verbindlich ist, legen die Vergabeunterlagen fest.
Typische Probleme mit GAEB-Dateien
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Datei lässt sich nicht öffnen | Altes Format (GAEB 90/2000) oder nicht unterstützte Version | Beim Absender eine GAEB-DA-XML-Datei anfordern oder Konverter nutzen |
| Ordnungszahlen falsch oder doppelt | Unterschiedliche OZ-Masken, Ebenen werden falsch zusammengesetzt | Gliederung mit dem PDF vergleichen, Importeinstellungen prüfen |
| Langtexte fehlen oder sind unformatiert | Formatierungen werden je nach Programm unterschiedlich geschrieben | Im PDF des LV gegenlesen |
| Angebotssumme weicht ab | Rundung, Bedarfs- und Wahlpositionen, Nachlässe | Rundungsregeln und Positionsarten prüfen |
| Ausschreibender kann X84 nicht lesen | Andere Version als verlangt, veränderte Texte oder Mengen | Vorgegebene Version verwenden, nur Preise und Bieterangaben ändern |
| Nebenangebot in der X84 | Abweichende Ausführung direkt ins Haupt-LV eingetragen | Nebenangebote getrennt abgeben, soweit zugelassen |
GAEB für Bauleitung und Architekten
Für Planer und Bauleitung ist GAEB die Grundlage, um Angebote verschiedener Bieter in einen Preisspiegel zu übernehmen (siehe Preisspiegel erstellen), Auffälligkeiten bei Einheitspreisen zu erkennen und das beauftragte LV als X86 an die Firma zu geben. Später kann darauf das Aufmaß aufsetzen – siehe Aufmaß erstellen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten mit derselben Version und denselben Ordnungszahlen arbeiten, damit Nachträge und Abrechnung eindeutig zugeordnet werden können; Hinweise dazu im Artikel Nachtrag am Bau.
Nicht jeder Bieter liefert eine X84 zurück, gerade kleinere Betriebe schicken ein PDF oder ein Foto ihres Angebots. In BauDock erstellt die Bauleitung die Ausschreibung als LV und liest die eingehenden Angebote als PDF oder Foto ein; der Angebotsvergleich stellt sie Position für Position in einer Tabelle gegenüber. Mehr dazu unter Software für Bauleiter.
LV-Vorlage und Checkliste zum GAEB-Format
Wer ein kleineres LV ohne AVA-Software aufstellen oder ein GAEB-LV zur Kontrolle nachrechnen möchte, kann die kostenlose Leistungsverzeichnis Vorlage als Excel-Datei nutzen. Vor dem Absenden eines GAEB-Angebots hilft die folgende Checkliste: