Datenschutzerklärung

Fassung vom 21.10.2026

Diese Erklärung informiert Sie darüber, wie BauDock personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website baudock.com besuchen oder die BauDock-Plattform nutzen — gleich ob als Kunde, als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Kunden, als eingeladene Firma, als Käuferin/Käufer oder Mieterin/Mieter oder als Person, die an einem Protokoll mitwirkt oder unterschreibt.

Inhalt

1. 1.Wer ist verantwortlich? — Die wichtigste Unterscheidung
2. 2.Kontakt
3. 3.Besuch der Website
4. 4.Anfragen und Demo-Termine
5. 5.Kundenverträge und Abrechnung
6. 6.Konten, Anmeldung und Geräte-Bestätigung
7. 7.Nutzung der Plattform (Inhalte in Projekträumen und Betriebsbereichen)
8. 8.Aktivitäten-Protokoll
9. 9.E-Mail-Benachrichtigungen
10. 10.KI-Funktionen
11. 10a.Verbundene Konten (E-Mail und Kalender)
12. 11.Standortdaten
13. 12.Unterschriften
14. 13.Support
15. 14.Speicher im Endgerät (Cookies und Vergleichbares)
16. 15.Empfänger und Dienstleister
17. 16.Übermittlung in Drittländer
18. 17.Speicherdauer
19. 18.Ihre Rechte
20. 19.Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen
21. 20.Sicherheit
22. 21.Änderungen

1. Wer ist verantwortlich? — Die wichtigste Unterscheidung

Auf BauDock arbeiten mehrere Unternehmen zusammen. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist, hängt davon ab, um welche Daten es geht:

a) BauDock ist Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für

• die Website baudock.com, Anfragen, die uns erreichen, und die Reichweiten- und Leistungsmessung (Abschnitt 3),
• Verträge mit unseren Kunden und deren Abrechnung,
• die Absicherung aller Zugänge (Anmeldung, Geräte-Bestätigung, Missbrauchs- und Angriffsabwehr),
• den Nachweis, wer welcher Fassung unserer Nutzungsbedingungen zugestimmt hat (Abschnitt 5),
• die Verwaltung der Zugänge von Nutzern ohne eigenen Vertrag mit uns als Kunde (eingeladene Firmen, Käuferinnen und Käufer, Mieterinnen und Mieter),
• den Support, soweit er unser eigenes Angebot betrifft,
• die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung eigener Rechtsansprüche.

b) Der jeweilige Kunde ist Verantwortlicher für alle Inhalte, die in seinem Projektraum oder Betriebsbereich verarbeitet werden — etwa Aufgaben, Mängel, Fotos, Pläne, Dokumente, Protokolle, Nachrichten, Rechnungen, Arbeitszeiten, Lohndaten und die Daten von Käuferinnen und Käufern. BauDock verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

• Für ein Bauvorhaben ist das der Projektinhaber — in der Regel der Bauträger bzw. das Unternehmen, das den Projektraum eingerichtet und Sie eingeladen hat.
• Für Arbeitszeiten, Lohn und Personaldaten ist es Ihr Arbeitgeber.
• Für die Wohnungsmappe ist es der Bauträger bzw. Vermieter Ihrer Einheit.
• Für die Zugänge interner Nutzer und die Mitarbeiter-Zugänge eines Kunden (Konto, freigeschaltete Bereiche) ist es der Kunde; die Absicherung dieser Zugänge verantworten wir selbst (Buchstabe a).

Eingeladene Firmen sind für die Daten, die sie erheben und in einen Projektraum einstellen, bis zum Einstellen sowie für deren Nutzung zu eigenen Zwecken selbst verantwortlich; mit dem Einstellen werden die Daten an den Projektinhaber übermittelt, der für den Projektraum verantwortlich ist.

Fragen zu Inhalten richten Sie bitte zuerst an das Unternehmen, das Sie eingeladen hat bzw. Ihren Arbeitgeber. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Anliegen unverzüglich dorthin weiter und unterstützen den Verantwortlichen bei der Beantwortung.

Diese Erklärung beschreibt vollständig die Verarbeitungen nach a). Zu b) beschreibt sie, wie die Plattform technisch funktioniert — die Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherfristen bestimmt dort der Verantwortliche und informiert Sie selbst darüber.

2. Kontakt

Verantwortlicher im Sinne von Abschnitt 1 a):

Nik Tödter, Einzelunternehmer, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „BauDock“ Heideweg 45, 27299 Langwedel, Deutschland Telefon: +49 176 43752031 · E-Mail: nik.toedter@baudock.com

Datenschutzanfragen richten Sie bitte mit dem Betreff „Datenschutz“ an nik.toedter@baudock.com.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist Nik Tödter (Kontakt wie oben).

3. Besuch der Website

Server-Protokolle. Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, verweisende Seite, Browser und Betriebssystem. Zweck: Auslieferung der Seiten, Stabilität, Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Speicherdauer: Die Server-Protokolle werden vom Hosting-Dienstleister nur kurzzeitig gespeichert und danach automatisch gelöscht.

Reichweiten- und Leistungsmessung. Wir nutzen Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights unseres Hosting-Dienstleisters, und zwar nur auf den öffentlichen Seiten der Website (z. B. Startseite, Preise, Rechtsseiten), nicht in den Portalen und nicht in der Wohnungsmappe. Erfasst werden aufgerufene Seite, verweisende Seite, Land, Gerätetyp, Browser und Ladezeiten. Die Dienste setzen keine Cookies und bilden keine geräteübergreifenden Profile; zur Unterscheidung von Besuchen wird ein täglich wechselnder, nicht rückführbarer Wert aus Anfragedaten gebildet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (bedarfsgerechte Gestaltung und technische Optimierung). Die Dienste speichern keine Informationen auf Ihrem Endgerät und lesen keine dort gespeicherten Informationen aus. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. per E-Mail an nik.toedter@baudock.com.

Schriften und externe Inhalte. Schriften liefern wir selbst aus. Karten- und Navigationsdienste (Google Maps, Apple Karten, OpenStreetMap) werden nicht eingebunden, sondern nur verlinkt; Daten fließen erst, wenn Sie den Link anklicken — dann gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Das gilt auch für „auf der Karte zeigen“ im Arbeitszeit-Nachweis: Erst beim Anklicken öffnet sich OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) in einem neuen Fenster, und dabei werden die Koordinaten des jeweiligen Standortpunkts übermittelt.

4. Anfragen und Demo-Termine

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Formular „Demo anfragen“ kontaktieren, verarbeiten wir Name, Firma, Rolle, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht zur Bearbeitung der Anfrage. Formularanfragen werden über unseren E-Mail-Dienstleister (Resend) an uns zugestellt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Geschäftsbeziehung entsteht, spätestens nach 12 Monaten; handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (Geschäftsbriefe: 6 Jahre).

5. Kundenverträge und Abrechnung

Für Abschluss und Durchführung von Verträgen verarbeiten wir Firmendaten, Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner, gebuchte Lizenz, Anzahl der Nutzer und Bauvorhaben, Verbrauch von KI-Credits, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie die Korrespondenz. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 147 AO, § 257 HGB) 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre auf.

Nachweis von Zustimmungen. Die Nutzungsbedingungen für den Projektzugang und die Nutzungsbedingungen für die Wohnungsmappe werden in der Anwendung vor der ersten Nutzung per Pflicht-Häkchen angenommen. Dabei speichern wir unveränderbar: Nutzerkonto, Unternehmen bzw. Einheit (soweit vorhanden), Rolle bzw. Portal, das angenommene Dokument und seine Fassung (Datum), einen SHA-256-Hashwert der angenommenen Fassung, den Wortlaut des Häkchens, den Zeitpunkt (UTC), die IP-Adresse und die Browserkennung. Bei einer neuen Fassung fragen wir die Zustimmung erneut ab. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Vertrag über die Auftragsverarbeitung werden derzeit durch Unterzeichnung beider Seiten geschlossen (auf Papier oder als unterschriebenes, elektronisch übermitteltes Dokument, z. B. PDF); in diesem Fall bewahren wir das unterzeichnete Dokument auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses und der Einbeziehung der Bedingungen). Speicherdauer: für die Dauer des jeweiligen Vertrags- bzw. Nutzungsverhältnisses und danach bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist (drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem das Verhältnis endet); unterzeichnete Verträge als Geschäftsunterlagen 6 Jahre.

6. Konten, Anmeldung und Geräte-Bestätigung

Konto. Für jeden Zugang speichern wir Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Unternehmen, Funktion, Rolle, freigeschaltete Bereiche und Projekte, Einladungsweg sowie Zeitpunkte von Einladung, Einrichtung und letzter Anmeldung. Das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash beim Authentifizierungsdienst.

Geräte-Bestätigung. Bei der Anmeldung auf einem neuen Gerät senden wir einen Bestätigungscode an Ihre E-Mail-Adresse. Nach der Bestätigung speichern wir im Browser das Cookie bd_geraet (siehe Abschnitt 14) und bei uns eine Gerätekennung mit Bezeichnung (z. B. Browser/Betriebssystem), Zeitpunkt der Bestätigung und letzter Nutzung. Bestätigte Geräte löschen wir 13 Monate nach der letzten Nutzung automatisch. Sie und die Admin-Profile bzw. der Chef Ihres Unternehmens sehen die bestätigten Geräte und können sie entfernen.

Schutz vor Missbrauch. Ein gesondertes Sicherheitsprotokoll führen wir nicht. Zur Absicherung der Anmeldung verarbeiten wir: Zähler zur Begrenzung wiederholter Anfragen (z. B. bei Anmeldung, Gerätecode und Passwort-Zurücksetzung), die nach 1 Tag gelöscht werden; Bestätigungscodes, die nach höchstens 10 Minuten ungültig und geleert werden; nie bestätigte Geräte, die nach 30 Tagen gelöscht werden. Die automatischen Löschläufe führen ein Protokoll, das nur den Bereich und die Anzahl gelöschter Einträge enthält und nach 3 Jahren gelöscht wird.

Löschung des eigenen Kontos. Personen ohne eigene Vertragsrolle — eingeladene Projektnutzer, Käuferinnen und Käufer, Mieterinnen und Mieter sowie Beschäftigte eines Kunden — können ihr Konto unter „Einstellungen & Hilfe“ nach Bestätigung mit ihrem Passwort selbst löschen. Danach ist keine Anmeldung mehr möglich; E-Mail-Adresse, Profilbild und bestätigte Geräte werden entfernt. Inhalte, die die Person in Projekten erstellt hat, einschließlich ihres Namens in Protokolleinträgen und Arbeitszeitnachweisen, bleiben beim jeweiligen Kunden, der dafür verantwortlich ist (Abschnitt 1 b). Vertragsinhaber (Kunden bzw. Inhaber einer Lizenz) beenden ihr Konto durch Kündigung des Vertrags; es gilt dann Abschnitt 17.

Zwecke: Bereitstellung des Zugangs, Schutz vor unbefugtem Zugriff, Missbrauchs- und Angriffsabwehr. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber Kunden und Nutzern mit eigenem Nutzungsverhältnis, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Plattform und der dort gespeicherten Daten aller Beteiligten) sowie Art. 32 DSGVO. Für Zugänge interner Nutzer und Mitarbeiter-Zugänge verarbeiten wir die Kontodaten im Auftrag des jeweiligen Kunden (Abschnitt 1 b); die Absicherung dieser Zugänge verantworten wir selbst. Speicherdauer: Kontodaten bis zum Entfernen des Zugangs, danach noch 30 Tage; bei Löschung des eigenen Kontos werden E-Mail-Adresse, Profilbild und bestätigte Geräte sofort entfernt (für Einträge im Aktivitäten-Protokoll gilt Abschnitt 8); Zähler, Codes, Geräte und Löschprotokoll wie oben angegeben.

7. Nutzung der Plattform (Inhalte in Projekträumen und Betriebsbereichen)

Hier handeln wir als Auftragsverarbeiter der Kunden (Abschnitt 1 b). Je nach Funktion und Zugriffserteilung verarbeitet die Plattform insbesondere:

• Projekt- und Kommunikationsdaten: Bauvorhaben, Beteiligte, Aufgaben, Mängel, Fristen, Termine, Bautagebuch, Berichte, Nachrichten, Mitteilungen, Lesebestätigungen.
• Dokumente, Pläne und Fotos: einschließlich Versionen, Freigaben, Metadaten. Auf Fotos können Personen erkennbar sein. Zu einem Foto speichert die Plattform den Zeitpunkt des Hochladens und ein vom Nutzer gewähltes Datum. Ein Standort wird bei Fotos nicht gespeichert; Bildmetadaten (einschließlich Aufnahmezeitpunkt und Aufnahmeort) werden vor dem Hochladen entfernt.
• Kaufmännische Daten: Angebote, Aufträge, Rechnungen, E-Rechnungen, Belege, Zahlungen, Bankverbindungen, Sicherheiten.
• Beschäftigtendaten der Betriebe: Stammdaten, Arbeitszeiten und Pausen (Stempeluhr), optional Standort beim Stempeln, Urlaub, Abwesenheiten, Krankmeldungen und Nachweise (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO), Vergütung. Diese Daten sieht nur der jeweilige Arbeitgeber mit den von ihm berechtigten Personen — nicht der Bauträger oder andere Firmen. Gespeicherte Arbeitszeitbuchungen sind gegen Änderung und Löschung gesperrt (möglich ist nur das einmalige Ausstempeln); Korrekturen erfolgen ausschließlich über das Arbeitszeit-Journal mit Begründung, statt einer Löschung wird storniert.
• Käufer- und Mieterdaten: Name, Kontaktdaten, Einheit, Kauf- bzw. Mietdaten, Termine, Dokumente, Mitteilungen.

Welche Daten Sie sehen, bestimmt das Rechtemodell: Unternehmen sind voneinander getrennt (Mandantentrennung in der Datenbank), eingeladene Firmen sehen nur die für sie freigegebenen Bereiche und Projekte, Mitarbeiter-Zugänge nur die vom Arbeitgeber freigegebenen Bereiche, Käuferinnen und Käufer nur ihre eigene Wohnungsmappe. Dokumente, Protokolle und Fotos sieht die Person, die sie erstellt hat, und wer namentlich Zugriff erhalten hat; eine Freigabe an Gruppen (z. B. „alle Projektbeteiligten“, „eigene Firma“) gibt es nicht. Ausnahmen: Der Inhaber eines Handwerksbetriebs sieht die Arbeitszeiten und Daten seiner Mitarbeiter; die internen Mitarbeiter eines Bauträgers sehen die Fotos der eigenen Bauvorhaben und die Dokumente des eigenen internen Teams. Nachrichten und Chats sind persönlich: Jede Person eines Bauträgers hat ein eigenes Postfach, ein gemeinsames Unternehmenspostfach gibt es nicht.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer legt der Verantwortliche fest (typisch: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO; bei Beschäftigtendaten Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO, gegebenenfalls in Verbindung mit einer Betriebsvereinbarung nach Art. 88 DSGVO, sowie Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO für Gesundheitsdaten).

8. Aktivitäten-Protokoll

Die Plattform zeichnet jede Änderung an Projekt- und Betriebsdaten automatisch und unveränderbar auf: wer (Person, Rolle, Portal), wann, welcher Datensatz, in welchem Projekt und Unternehmen, und was sich geändert hat (vorher → nachher, nur die geänderten Felder). Beim Anlegen und Löschen eines Datensatzes wird dessen vollständiger Inhalt festgehalten. Änderungen an Personal-, Lohn- und Stundendaten (einschließlich Krankmeldungen) werden nur ohne Inhalt protokolliert („geändert von … am …“); Standortkoordinaten gelangen nie in das Protokoll. Auch das Öffnen und Herunterladen von Dateien wird festgehalten (je Datei und Person höchstens einmal in 10 Minuten), auch wenn Käuferinnen und Käufer bzw. Mieterinnen und Mieter Dateien ihrer Wohnungsmappe öffnen. Seitenaufrufe, Tastatureingaben, Vorschaubilder und die Nutzung der KI-Funktionen werden dagegen nicht protokolliert.

Zweck: Nachvollziehbarkeit und Beweissicherung im Bauablauf (z. B. wer einen Mangel wann gemeldet, eine Frist gesetzt oder ein Dokument erhalten hat), Schutz vor Manipulation, Aufklärung von Fehlbedienungen und Sicherheitsvorfällen.

Sichtbarkeit: Admin-Profile eines Unternehmens sehen die Aktivitäten ihres Unternehmens (bei einem Bauträger einschließlich der Datei-Öffnungen durch Käuferinnen und Käufer), der Inhaber („Chef“) eines Betriebs die seines Betriebs einschließlich der Mitarbeiter-Zugänge, alle übrigen Nutzer nur Aktivitäten, die sie selbst betreffen; Käuferinnen und Käufer sowie Mieterinnen und Mieter sehen keine Aktivitäten. Ein vollständiges Protokoll stellen wir nur dem verantwortlichen Kunden, auf dessen Weisung Dritten oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung bereit (z. B. gerichtliche Anordnung).

Schwärzung. Die Admin-Profile eines Bauträgers und BauDock können einzelne Protokolleinträge schwärzen, etwa um Rechte betroffener Personen zu erfüllen. Dabei wird der Inhalt „vorher/nachher“ entfernt; auf Wunsch wird auch die handelnde Person unkenntlich gemacht. Zeitpunkt, Bereich und die Tatsache der Schwärzung bleiben erhalten; die Schwärzung selbst wird mit Grund, handelnder Person und Zeitpunkt protokolliert. Außerhalb dieses kontrollierten, selbst protokollierten Ausnahmewegs bleibt das Protokoll unveränderbar.

Für Protokolleinträge zu Kundendaten ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag. Rechtsgrundlage beim Kunden in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung, Integrität). Speicherdauer: Die Einträge (einschließlich Datei-Öffnungen) werden gespeichert, solange das Konto bzw. das Projekt besteht; nach Vertragsende gilt Abschnitt 17.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

Wir versenden E-Mails über unseren Dienstleister Resend: Einladungen, Bestätigungscodes, Passwort-Links und — wenn Sie das in Ihren Einstellungen einschalten — Benachrichtigungen über neue Aufgaben, Nachrichten oder Fristen. Ohne gesonderte Einschaltung versendet werden nur E-Mails, die für Sicherheit oder die Erfüllung gesetzlicher Schutzpflichten erforderlich sind, etwa Warnungen zur Arbeitszeit (Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, fehlende Pause) an die betroffene Person und ihren Arbeitgeber. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name, Inhalt und Zustellstatus. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Arbeitszeitwarnungen im Auftrag des Arbeitgebers Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. dem Arbeitszeitgesetz. Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

10. KI-Funktionen

Die Plattform bietet optionale KI-Funktionen, z. B. Entwürfe für Angebote, Rechnungen, Nachträge, Ausschreibungen oder Protokolle. Nur wenn Sie eine KI-Funktion aktiv auslösen, übermitteln wir die dafür nötigen Eingaben (Ihren Text, ausgewählte Positionen, ggf. Projekt- oder Firmenangaben) an Anthropic (Anbieter der Claude-Modelle) und erhalten einen Entwurf zurück. Anthropic verarbeitet diese Daten als unser Unterauftragsverarbeiter und nutzt sie nach den vereinbarten Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle; wir nehmen an keinen Programmen zur Datenfreigabe teil. Eingaben und Ausgaben werden dort 30 Tage zu Sicherheitszwecken gespeichert und danach gelöscht.

KI-Entwürfe müssen vor Verwendung von der Nutzerin bzw. dem Nutzer geprüft werden. Dokumente, deren Inhalt mit einer KI-Funktion erstellt wurde (Angebote, Rechnungen, Protokolle, Berichte, Tagesberichte, Leistungsverzeichnisse), tragen im Dokument einen dezenten Vermerk „Mithilfe von KI erstellt“. Es findet keine automatisierte Entscheidung über Personen statt. Wir erfassen, wie viele KI-Credits welches Konto verbraucht hat (Abrechnung). Bitte geben Sie in KI-Funktionen keine Gesundheitsdaten oder andere besonders schutzwürdige Angaben ein.

10a. Verbundene Konten (E-Mail und Kalender)

Freiwillig. Unter „Einstellungen & Hilfe → Verbundene Konten“ können Sie Ihre eigenen E-Mail-Postfächer und Kalender mit BauDock verbinden — Microsoft 365 / Outlook.com (Anmeldung bei Microsoft), Google Kalender (Anmeldung bei Google) sowie Postfächer anderer Anbieter wie Apple iCloud, Gmail, GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, Strato, Yahoo, Posteo oder mailbox.org (Zugang mit Ihrem Postfach- bzw. App-Passwort; E-Mail über IMAP/SMTP, Kalender über CalDAV). Die Verbindung ist freiwillig; ohne sie steht BauDock vollständig zur Verfügung. Jede Person verbindet nur ihre eigenen Konten; andere Nutzer — auch im eigenen Unternehmen — sehen davon nichts.

Was BauDock bei bestehender Verbindung tut.

• E-Mail: Im Bereich „E-Mail“ zeigt BauDock Ihnen die Ordner und Nachrichten Ihres Postfachs. Sie können Nachrichten lesen, durchsuchen, markieren, verschieben und löschen, Ordner anlegen, umbenennen und löschen sowie Nachrichten schreiben, beantworten, weiterleiten, als Entwurf speichern und senden. BauDock handelt dabei ausschließlich auf Ihre Veranlassung. Die Inhalte werden zur Anzeige jeweils bei Ihrem Anbieter abgerufen und nicht in BauDock gespeichert. Bilder, die eine Nachricht von fremden Servern nachladen würde, lädt BauDock erst auf Ihren Wunsch.
• Senden und Anhänge: Gesendet wird über Ihr Postfach; die Nachricht liegt danach dort unter „Gesendet“. Dateien, die Sie anhängen, werden bis zum Versand in einem privaten, nur Ihnen zugeordneten Zwischenspeicher bei unserem Dateispeicher-Dienstleister (Abschnitt 15) abgelegt und nach dem Versand gelöscht, Reste spätestens nach zwei Tagen. Große Anhänge empfangener Nachrichten werden zum Ansehen ebenso kurzzeitig dort bereitgestellt.
• Kalender: BauDock zeigt Ihnen die Termine der von Ihnen gewählten Kalender für den gerade angezeigten Zeitraum im BauDock-Kalender an; sie werden dafür jeweils beim Anbieter abgerufen, nicht gespeichert und sind nur für Sie sichtbar. Sie können Kalender ein- und ausblenden, neue Kalender anlegen sowie Termine anlegen, ändern, verschieben und löschen und dabei die Angaben Ihres Anbieters nutzen (z. B. Kategorien, Farben, „Anzeigen als“, Online-Besprechung über Microsoft Teams bzw. Google Meet). Laden Sie dabei Teilnehmende ein, versendet Ihr Anbieter die Einladung. Antworten Sie in BauDock auf eine Einladung (Zusage, Vorbehalt, Absage), übermittelt Ihr Anbieter die Antwort an den Organisator.
• BauDock-Termine in Ihrem Kalender: Für höchstens ein verbundenes Konto können Sie einschalten, dass BauDock Ihre eigenen BauDock-Termine dort einträgt und Änderungen und Absagen nachzieht (Titel, Zeit, Ort, Notiz, Namen der übrigen Teilnehmenden, Projekt und ein Link zum Termin in BauDock). Termine, die Sie dort löschen, trägt BauDock nicht erneut ein.
• Kalender-Abo: Auf Wunsch erzeugt BauDock einen geheimen Link, über den jede Kalender-App Ihre BauDock-Termine abonnieren kann (nur lesen). Wer den Link kennt, sieht Titel, Zeit und Ort dieser Termine. Sie können den Link jederzeit erneuern oder abschalten.

• E-Mail-Vorlagen: Eigene Vorlagen für E-Mails speichern wir in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen.

Berechtigungen. Bei der Anmeldung bei Microsoft bestätigen Sie: Ihr Profil (Name, E-Mail-Adresse), Kalender lesen und schreiben, Postfach lesen und schreiben, E-Mails in Ihrem Namen senden, Postfacheinstellungen lesen (z. B. Zeitzone) sowie fortlaufenden Zugriff, damit die Verbindung ohne erneute Anmeldung bestehen bleibt. Bei Google bestätigen Sie: Ihr Profil (Name, E-Mail-Adresse) und den Zugriff auf Google Kalender (Kalender und Termine ansehen, anlegen, ändern und löschen). Auf Ihr Gmail-Postfach erhält BauDock über Google keinen Zugriff; ein Gmail-Postfach verbinden Sie bei Bedarf gesondert mit einem App-Passwort. Bei Postfächern mit Passwort erhält BauDock mit dem Passwort Zugriff auf das Postfach und, soweit gewählt, den Kalender dieses Kontos. Wo der Anbieter es anbietet, empfehlen wir dafür ein App-Passwort, das nur für BauDock gilt und sich beim Anbieter jederzeit löschen lässt.

Daten aus Google-Diensten. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die BauDock von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um Ihnen die beschriebenen Kalenderfunktionen bereitzustellen; wir geben sie nicht an Dritte weiter (außer an Ihren eigenen Anbieter auf Ihre Veranlassung), nutzen sie nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen. Mitarbeitende von BauDock sehen diese Daten nicht ein — es sei denn, Sie stimmen dem für eine konkrete Support-Anfrage ausdrücklich zu, es ist zur Sicherheit (z. B. Missbrauchsaufklärung) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

Keine KI-Auswertung. Inhalte Ihrer E-Mails und Termine aus verbundenen Konten übermittelt BauDock nicht an KI-Dienste.

Gespeicherte Daten. E-Mail-Adresse und Name des verbundenen Kontos, Anbieter, die Kennung Ihres Kontos (bei Microsoft auch Ihrer Organisation), bei Postfächern die Serverangaben, die erteilten Berechtigungen, der Zeitpunkt der Verbindung und Ihre Einstellungen (angezeigte Kalender, Ziel für BauDock-Termine, Absendername, Signatur). Die vom Anbieter ausgegebenen Zugangsschlüssel bzw. Ihr Postfach-Passwort speichern wir ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM; der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank auf dem Server, und die Zugangsdaten sind im Browser nicht abrufbar und werden nie angezeigt). Für jeden übertragenen BauDock-Termin speichern wir die Kennung des Termins beim Anbieter, einen Link darauf und eine Prüfsumme des übertragenen Inhalts. Im Aktivitäten-Protokoll (Abschnitt 8) vermerken wir das Verbinden und Trennen, gesendete E-Mails (nur Zeitpunkt sowie Anzahl der Empfänger und Anhänge, ohne Inhalt) und endgültiges Löschen (Anzahl).

Serverdaten finden. Geben Sie eine Adresse ein, deren Anbieter BauDock nicht kennt, ermittelt BauDock die Serverdaten über öffentliche DNS-Einträge der Domain und die öffentliche Anbieter-Datenbank von Mozilla Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net). Übermittelt wird dabei nur der Domainname (z. B. „firma.de“), nicht Ihre Adresse und nicht Ihr Passwort.

Empfänger. Die Daten gehen auf Ihre Veranlassung an Ihren Anbieter, und zwar in Ihr eigenes Konto. Der Anbieter (Microsoft, Google, Apple, GMX usw.) ist dabei nicht unser Dienstleister, sondern Ihr Anbieter bzw. der Anbieter Ihres Arbeitgebers; es gelten dessen Bedingungen und Datenschutzhinweise. Ob Daten dabei in ein Drittland gelangen, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit diesem Anbieter.

Verantwortlich und Rechtsgrundlage. Verbinden Sie Ihr Konto im Rahmen der Lizenz eines Kunden (als interner Nutzer, über einen Mitarbeiter-Zugang oder als Inhaber), verarbeiten wir die Daten im Auftrag dieses Kunden (Abschnitt 1 b). Nutzen Sie BauDock mit eigenem Nutzungsverhältnis (z. B. als eingeladene Firma), sind wir verantwortlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen gewünschte Funktion). Überträgt ein Nutzer Termine oder Dateien aus einem Projektraum in sein verbundenes Konto oder versendet er sie per E-Mail, ist das eine von ihm ausgelöste Weitergabe wie das Herunterladen einer Datei; für die Inhalte gilt Abschnitt 1 b.

Speicherdauer, Trennen und Widerruf. Die Daten bleiben gespeichert, bis Sie die Verbindung trennen oder Ihr Konto gelöscht wird. „Verbindung trennen“ löscht die Zugangsdaten und die Zuordnungen sofort; bereits eingetragene Termine bleiben in Ihrem Kalender, auf Wunsch löscht BauDock die künftigen vorher dort. Bei Google zieht BauDock beim Trennen den erteilten Zugriff auch bei Google zurück. Bei Microsoft können Sie den Zugriff zusätzlich dort entziehen (Firmenkonto: myapps.microsoft.com, privates Konto: account.live.com/consent/Manage); App-Passwörter löschen Sie beim jeweiligen Anbieter. Erklärt der Anbieter den Zugang für ungültig (z. B. nach einer Passwortänderung), verwendet BauDock ihn nicht weiter und zeigt „Verbindung erneuern“ an. Für die Protokolleinträge gilt Abschnitt 8.

11. Standortdaten

Standortdaten werden nur bei der Stempeluhr verarbeitet und nur, wenn die Funktion eingeschaltet ist und Ihr Gerät die Freigabe erteilt hat. Gespeichert wird beim Kommen und Gehen je ein Standortpunkt mit Genauigkeitsangabe (auf etwa 10 m gerundet), zur Zuordnung der Arbeitszeit zur Baustelle. Ob und wie die Funktion genutzt wird, entscheidet Ihr Arbeitgeber (Voreinstellung: aus); er muss Sie vorher informieren. Stufen: aus, wenn verfügbar (ohne Standort wird trotzdem gestempelt und vermerkt, warum keiner vorliegt) oder Pflicht beim Einstempeln (Einstempeln nur mit Standort; Ausstempeln ist immer möglich). Die Büro-Stempeluhr des Betriebs und die Stempeluhr per QR-Code auf der Baustelle folgen derselben Einstellung des Betriebs, zu dem Sie gehören; erfasst wird der Standort des Geräts, mit dem gestempelt wird. Es gibt keine fortlaufende Ortung und keine Standorterfassung zwischen den Buchungen. Die Koordinaten werden getrennt gespeichert; solange sie gespeichert sind, sehen die dazu berechtigten Personen Ihres Arbeitgebers sie im Arbeitszeit-Nachweis (einschließlich eines Links zur Kartenansicht). Sie gelangen nicht in das Aktivitäten-Protokoll und werden nach 3 Monaten automatisch gelöscht; danach bleibt nur der Vermerk „Standort erfasst (± … m)“ bzw. der Grund, warum keiner vorliegt.

Bei Fotos wird kein Standort gespeichert; Bildmetadaten (einschließlich Aufnahmeort) werden vor dem Hochladen entfernt.

Sie können die Standortfreigabe jederzeit in Ihrem Browser bzw. Betriebssystem entziehen. Verantwortlich ist der jeweilige Kunde (Abschnitt 1 b).

12. Unterschriften

BauDock stellt keine elektronische Signatur bereit; in der Plattform wird nicht unterschrieben. Protokolle, Abnahmen und andere Dokumente können leere Unterschriftsfelder enthalten; sie werden gedruckt oder als PDF ausgegeben und auf Papier (oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eines Anbieters außerhalb von BauDock) unterschrieben. Wird die unterschriebene Fassung (Scan, Foto oder PDF) hochgeladen, speichern wir sie beim jeweiligen Dokument; sie enthält die Unterschriften und Namen der Unterzeichnenden. Unterschriftsbilder, IP-Adressen, Geräte- oder Browserangaben und Standorte werden für Unterschriften nicht mehr erfasst. Verantwortlich ist der Kunde, in dessen Projekt oder Betriebsbereich das Dokument abgelegt wird.

Altbestand bis 28.09.2026, nur Anzeige: Wurde ein Dokument bis zum 28.09.2026 mit einer früheren Funktion der Plattform digital unterschrieben (auf dem Gerät vor Ort oder über einen Einladungslink), bleiben das Unterschriftsbild, Name, Rolle und Unternehmen (wie angegeben; die Identität wurde nicht geprüft), der bestätigte Wortlaut, Zeitpunkt, Gerät bzw. Browser, IP-Adresse, der Ort sowie die erfassende Person gespeichert. Diese Angaben werden nur angezeigt und können nicht verändert werden. Sie werden so lange aufbewahrt wie das unterschriebene Dokument. Es handelt sich um einfache elektronische Signaturen.

13. Support

Wenn Sie uns um Hilfe bitten, verarbeiten wir Ihre Anfrage und — nur soweit nötig und nur mit Zustimmung des betroffenen Kunden bzw. auf dessen Anfrage — Einblick in die betroffenen Daten. Änderungen, die dabei an Kundendaten vorgenommen werden, hält das Aktivitäten-Protokoll wie jede andere Änderung fest (Abschnitt 8). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Auftragsverarbeitung. Speicherdauer der Support-Korrespondenz: 3 Jahre.

14. Speicher im Endgerät (Cookies und Vergleichbares)

Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Cookies und kein Cookie-Banner, weil wir nur unbedingt erforderliche Speicherungen einsetzen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

15. Empfänger und Dienstleister

Innerhalb der Plattform erhalten Daten nur die Nutzer, denen sie nach dem Rechtemodell zugänglich sind oder denen namentlich Zugriff erteilt wurde (Abschnitt 7). Außerdem setzen wir folgende Dienstleister ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist bei Vercel, Supabase und Anthropic Bestandteil der jeweiligen Vertragsbedingungen; mit Resend besteht ein gesondert unterzeichneter Vertrag einschließlich EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Dienste Dritter (etwa Schrift- oder Skript-Server) werden nicht eingebunden. Die jeweils aktuelle Liste finden Sie unter https://baudock.com/unterauftragsverarbeiter.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Behörden oder Gerichte), an Berater, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (Steuerberater, Rechtsanwälte), oder im Falle eines Unternehmensübergangs unter Wahrung der gesetzlichen Vorgaben. Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt. Kein Dienstleister von BauDock ist der Anbieter eines Kontos, das Sie selbst mit BauDock verbinden (z. B. Microsoft, Google, Apple, GMX; Abschnitt 10a): Daten gehen dorthin nur auf Ihre Veranlassung und in Ihr eigenes Konto.

16. Übermittlung in Drittländer

Datenbank, Dateispeicher und Server-Funktionen werden in Irland betrieben, E-Mails in Irland versandt. Einige Dienstleister haben ihren Sitz jedoch außerhalb der EU (Vercel und Resend in den USA, Supabase in Singapur); ein Zugriff von dort ist nicht ausgeschlossen. Die KI-Funktionen werden in den USA verarbeitet. Diese Übermittlungen stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der jeweiligen Verträge zur Auftragsverarbeitung sind, sowie — soweit der jeweilige Empfänger danach zertifiziert ist — auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage. Verbinden Sie ein eigenes E-Mail- oder Kalenderkonto (Abschnitt 10a), gehen die betreffenden Daten auf Ihre Veranlassung an Ihren Anbieter; ob dabei ein Drittland berührt ist, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit diesem Anbieter.

17. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen; die Fristen stehen bei den einzelnen Abschnitten. Inhalte der Kunden einschließlich des Aktivitäten-Protokolls werden gespeichert, solange das Konto bzw. das Projekt besteht; im Übrigen gelten die Löschvorgaben des Kunden. Nach Vertragsende können Kunden ihre Daten während einer Frist von 30 Tagen kostenlos exportieren (Gesamtexport in der Anwendung); danach löschen wir mit einer dafür vorgesehenen Löschfunktion innerhalb von 14 Tagen alle Daten des Kunden: die Inhalte der Datenbank einschließlich des Aktivitäten-Protokolls, die Dateien im Dateispeicher und die Benutzerkonten. Sicherungskopien der Datenbank werden im Rotationsverfahren spätestens nach 7 Tagen überschrieben; eine gesonderte Sicherungskopie der Dateien erstellen wir nicht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Inhalte der Kunden (z. B. für Arbeitszeitaufzeichnungen oder Buchungsbelege) obliegen dem jeweiligen Kunden; er exportiert die Daten rechtzeitig vor Vertragsende bzw. vor dem Löschen eines Projekts.

18. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für Inhalte in Projekträumen und Betriebsbereichen richten Sie Ihr Anliegen bitte an den Verantwortlichen (Abschnitt 1 b); wir leiten Anfragen, die uns erreichen, weiter.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für BauDock zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

19. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Für die Nutzung der Plattform sind Name, E-Mail-Adresse und die Zuordnung zu einem Unternehmen erforderlich; ohne diese Angaben kann kein Zugang eingerichtet werden. Alle übrigen Angaben sind freiwillig bzw. richten sich nach den Vorgaben des Verantwortlichen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

20. Sicherheit

Wir schützen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. verschlüsselte Übertragung (TLS), Verschlüsselung gespeicherter Daten beim Dienstleister, Mandantentrennung und Zugriffsregeln auf Datenbankebene, private Dateispeicher mit Auslieferung nur nach Berechtigungsprüfung über zeitlich begrenzte Links, Geräte-Bestätigung, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Administrationskonten, Sicherheits-Header im Browser, Begrenzung wiederholter Anmelde- und Code-Versuche, ein unveränderbares Aktivitäten-Protokoll sowie eine tägliche Sicherung der Datenbank beim Datenbankanbieter, die 7 Tage aufbewahrt wird. Dateien werden im Dateispeicher des Datenbankanbieters redundant gespeichert; eine zusätzliche gesonderte Sicherungskopie der Dateien erstellen wir nicht. Die Wiederherstellung aus der Datenbanksicherung wird vor Beginn des Wirkbetriebs und danach mindestens jährlich getestet und dokumentiert.

21. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Wesentliche Änderungen teilen wir Nutzern der Plattform in der Anwendung mit. Frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.