Bleibt eine Rechnung unbezahlt, sollten Handwerksbetriebe strukturiert vorgehen: freundliche Zahlungserinnerung, klare Mahnung mit Frist und – wenn nötig – das gerichtliche Mahnverfahren. Entscheidend ist, ab wann der Kunde in Verzug ist, denn erst dann stehen Ihnen Verzugszinsen und gegenüber Unternehmern die 40-Euro-Pauschale zu. Dieser Artikel erklärt die Regeln aus §§ 286 und 288 BGB, zeigt eine Beispielrechnung und enthält ein Muster für Zahlungserinnerung und Mahnung.
- Verzug tritt nach einer Mahnung nach Fälligkeit ein – oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.
- Verzugszinsen betragen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern und 9 Prozentpunkte bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmern (§ 288 BGB).
- Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Daraus ergeben sich derzeit 6,52 % bzw. 10,52 % Verzugszinsen pro Jahr.
- Gegenüber Unternehmern können Sie bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
- Mahnstufen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Eine einzige Mahnung genügt; mehrere Stufen sind kaufmännische Praxis.
- Bleibt die Zahlung aus, ist das gerichtliche Mahnverfahren ein vergleichsweise günstiger Weg zu einem vollstreckbaren Titel.
Wann ist der Kunde in Verzug? Die Regeln aus § 286 BGB
Verzugszinsen und Mahnkosten setzen voraus, dass der Kunde in Schuldnerverzug ist. Dafür muss die Forderung fällig sein, der Kunde darf nicht zahlen und er muss die Verzögerung zu vertreten haben. Bei Geldschulden ist Letzteres praktisch immer der Fall – fehlendes Geld entschuldigt nicht.
Wann die Werklohnforderung fällig ist, hängt vom Vertrag ab. Beim BGB-Werkvertrag ist die Vergütung grundsätzlich bei Abnahme fällig, beim Bauvertrag zusätzlich nach Erteilung einer prüffähigen Schlussrechnung. Bei VOB/B-Verträgen gelten eigene Fristen, dazu unten mehr. Einzelheiten zur Fälligkeit erklären die Artikel Schlussrechnung am Bau und Abschlagsrechnung am Bau.
| Weg | Voraussetzung | Praxis im Handwerk |
|---|---|---|
| Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB) | Eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit | Verzug ab Zugang der Mahnung |
| Kalenderdatum (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB) | Zahlungstermin ist nach dem Kalender bestimmt, z. B. vertraglich „zahlbar bis 15.11.2026“ | Verzug ab dem Folgetag, ohne Mahnung. Ein einseitig nur in der Rechnung gesetztes Datum reicht nach überwiegender Ansicht nicht. |
| 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB) | 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung | Bei Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis in der Rechnung |
Besonderheiten beim VOB/B-Vertrag
Ist die VOB/B vereinbart, werden Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B), die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B). Nach § 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B kommt der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ohne Nachfrist in Verzug; ansonsten kann der Auftragnehmer eine angemessene Nachfrist setzen und nach deren Ablauf Zinsen nach § 288 Abs. 2 BGB verlangen. Bleibt die Zahlung nach einer angemessenen Nachfrist aus, darf er die Arbeiten einstellen (§ 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B).
Verzugszinsen berechnen: Zinssätze und Beispiel
Während des Verzugs ist eine Geldschuld zu verzinsen. Der gesetzliche Zinssatz knüpft an den Basiszinssatz nach § 247 BGB an, den die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli bekannt gibt. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %.
| Schuldner | Gesetzlicher Zinssatz | Aktueller Wert pro Jahr |
|---|---|---|
| Verbraucher (Privatkunde) | Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 1 BGB) | 6,52 % |
| Unternehmer, öffentliche Hand (Entgeltforderung, kein Verbraucher beteiligt) | Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB) | 10,52 % |
Die Formel lautet: Forderung × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Ändert sich der Basiszinssatz während des Verzugs, rechnen Sie die Zeiträume getrennt. Mit dem Rechner können Sie die Verzugszinsen berechnen – auch über mehrere Zinsperioden.
- Beispiel Gewerbekunde: 10.000 Euro offen, 30 Tage Verzug, 10,52 % → 10.000 × 0,1052 × 30 ÷ 365 = 86,47 Euro Zinsen, zuzüglich 40 Euro Pauschale.
- Beispiel Privatkunde: 5.000 Euro offen, 45 Tage Verzug, 6,52 % → 5.000 × 0,0652 × 45 ÷ 365 = 40,19 Euro Zinsen.
Höhere Zinsen können Sie verlangen, wenn sie vereinbart sind oder Sie einen höheren Schaden nachweisen, etwa teurere Kontokorrentzinsen (§ 288 Abs. 3 und 4 BGB). Vertragsklauseln, die Verzugszinsen im Voraus ausschließen, sind bei Entgeltforderungen gegenüber Unternehmern unwirksam.
Die 40-Euro-Pauschale und Mahngebühren
Ist der Schuldner kein Verbraucher, steht Ihnen bei Verzug mit einer Entgeltforderung zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Das gilt auch, wenn eine Abschlagszahlung oder Rate verspätet ist. Die Pauschale wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten, etwa Anwaltskosten, angerechnet. Gegenüber Privatkunden gibt es sie nicht.
Mahngebühren sind ein Teil des Verzugsschadens. Erstattungsfähig sind nur tatsächliche Kosten wie Porto und Material; die eigene Arbeitszeit für das Mahnen wird in der Regel nicht ersetzt. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig, weil der Kunde zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Verzug war. In der Praxis werden für weitere Mahnungen meist Pauschalen im niedrigen einstelligen Euro-Bereich angesetzt.
Mahnstufen im Handwerk: Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung
Das Gesetz schreibt weder eine Zahl von Mahnungen noch eine bestimmte Bezeichnung vor. Schon eine einzige, eindeutige Zahlungsaufforderung kann Verzug begründen – auch wenn sie „Zahlungserinnerung“ heißt. Bewährt hat sich trotzdem ein gestuftes Vorgehen, das die Kundenbeziehung schont und zugleich klar dokumentiert ist.
| Stufe | Zeitpunkt (Beispiel) | Ton und Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ca. 7 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, Kopie der Rechnung, neue Frist von 7–10 Tagen |
| 1. Mahnung | nach Ablauf der Erinnerung | Sachlich, Hinweis auf Verzug, Zinsen und ggf. Pauschale |
| Letzte Mahnung | ca. 10–14 Tage später | Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder anwaltlicher Hilfe |
| Gerichtliches Mahnverfahren | nach Fristablauf | Antrag auf Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht |
Jede Stufe sollte enthalten: Rechnungsnummer und -datum, offenen Betrag, eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum, Bankverbindung und gegebenenfalls Zinsen und Pauschale. Versenden Sie Mahnungen so, dass Sie den Zugang belegen können. Prüfen Sie vorher, ob der Kunde Mängel gerügt hat: Bei berechtigten Mängeln darf er nach § 641 Abs. 3 BGB in der Regel das Doppelte der Mängelbeseitigungskosten zurückhalten.
Mahnung schreiben als Handwerker: Muster für Erinnerung und Mahnung
Die folgenden Vorlagen können Sie an Ihren Briefkopf und den Einzelfall anpassen. Bei Privatkunden entfällt der Satz zur 40-Euro-Pauschale. Beide Schreiben gibt es auch als Mahnung Handwerker Muster zum Herunterladen als Word und PDF.
Gerichtliches Mahnverfahren: der nächste Schritt
Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht und bestreitet er die Forderung nicht ernsthaft, ist das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO meist der schnellste Weg zu einem Vollstreckungstitel. Der Antrag wird beim zentralen Mahngericht Ihres Bundeslandes gestellt, in der Regel online. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist.
- Antrag auf Mahnbescheid mit Forderung, Zinsen und Kosten.
- Zustellung an den Kunden. Die Zustellung hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).
- Widerspruchsfrist von zwei Wochen ab Zustellung (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Widerspricht der Kunde, geht das Verfahren auf Antrag ins streitige Verfahren über.
- Vollstreckungsbescheid: Ohne Widerspruch beantragen Sie ihn; danach kann vollstreckt werden. Gegen den Vollstreckungsbescheid ist noch ein Einspruch möglich.
Um Zahlungsausfälle schon vor Baubeginn abzusichern, können Sie bei größeren Aufträgen eine Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB verlangen. Ebenso wichtig sind ein klares Angebot und regelmäßige Abschlagsrechnungen. In BauDock erstellen Sie Abschlagsrechnungen direkt aus dem Auftrag, die Schlussrechnung zieht sie anschließend ab.