Bei der Wohnungsübergabe im Neubau erhält der Käufer Besitz und Schlüssel seiner Wohnung – und in den meisten Bauträgerverträgen wird dabei zugleich das Sondereigentum abgenommen. Das Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde, welche Mängel vorbehalten sind, welche Zählerstände gelten und welche Schlüssel und Unterlagen der Käufer erhalten hat. Dieser Artikel zeigt den Ablauf Schritt für Schritt und enthält eine Vorlage für das Übergabeprotokoll.
- Die Übergabe verschafft dem Käufer den Besitz; die Abnahme ist die rechtliche Billigung der Leistung. Beides fällt oft auf einen Termin, ist aber nicht dasselbe.
- Bekannte Mängel müssen bei der Abnahme vorbehalten werden, sonst verliert der Käufer insoweit Rechte nach § 634 Nr. 1 bis 3 BGB (§ 640 Abs. 3 BGB).
- Die MaBV-Rate für die Bezugsfertigkeit ist Zug um Zug gegen Besitzübergabe fällig – die Übergabe ist also auch für die Zahlung entscheidend.
- Ins Protokoll gehören Teilnehmer, Mängel mit Ort und Frist, Zählerstände, Schlüssel mit Anzahl und Nummer sowie die übergebenen Unterlagen.
- Gute Vorbereitung durch eine Vorbegehung der Bauleitung spart lange Mängellisten am Übergabetag.
Übergabe und Abnahme: zwei verschiedene Dinge
Im Alltag werden „Übergabe“ und „Abnahme“ oft gleichgesetzt. Rechtlich sind es verschiedene Vorgänge. Die Übergabe ist der tatsächliche Vorgang: Der Käufer erhält die Schlüssel und damit den Besitz an der Wohnung. Die Abnahme ist die Erklärung des Käufers, dass er die Bauleistung im Wesentlichen als vertragsgemäß billigt (§ 640 BGB). Viele Bauträgerverträge sehen vor, dass beides in einem Termin geschieht. Dann ist das Protokoll zugleich Übergabe- und Abnahmeprotokoll für das Sondereigentum.
| Thema | Übergabe (Besitz) | Abnahme |
|---|---|---|
| Bedeutung | Käufer erhält Schlüssel und Besitz | Käufer billigt die Bauleistung als im Wesentlichen vertragsgemäß |
| Zahlung | MaBV-Rate „Bezugsfertigkeit“ Zug um Zug gegen Besitzübergabe | Grundlage für die Fälligkeit der Vergütung im Werkvertragsrecht |
| Verjährung | – | Mängelansprüche verjähren bei Bauwerken in fünf Jahren ab Abnahme (§ 634a BGB) |
| Gefahr | Käufer nutzt die Wohnung | Gefahr des zufälligen Untergangs geht auf den Käufer über |
| Mängel | Zustand wird dokumentiert | Bekannte Mängel müssen vorbehalten werden (§ 640 Abs. 3 BGB) |
Das Gemeinschaftseigentum – Dach, Fassade, Treppenhaus, Tiefgarage, Außenanlagen – wird in der Regel nicht bei der Wohnungsübergabe, sondern in einem eigenen Termin abgenommen. Die Regelungen dazu sind rechtlich anspruchsvoll; mehr dazu in den Artikeln Bauträgervertrag und Abnahme Gemeinschaftseigentum.
Vorbereitung: Vorbegehung und Einladung
Eine gute Übergabe beginnt zwei bis drei Wochen vorher mit einer internen Vorbegehung durch die Bauleitung. Dabei werden offene Restarbeiten und Mängel erfasst und den Firmen mit Frist zugewiesen. Was vor dem Termin behoben ist, muss am Übergabetag nicht diskutiert werden.
- Vorbegehung je Wohnung mit Mängelliste, Fotos und Ort im Grundriss; Mängel mit Frist an die zuständigen Firmen (siehe Mängelliste als Vorlage).
- Nachkontrolle der gemeldeten Beseitigungen vor dem Termin.
- Endreinigung der Wohnung, Entfernen von Schutzfolien und Baumaterial.
- Unterlagen zusammenstellen: Energieausweis, Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Pläne, Schlüsselliste.
- Schlüssel vorbereiten: Anzahl und Nummern je Wohnung, gegebenenfalls Schließanlagen-Sicherungskarte.
- Einladung an den Käufer mit Termin, Dauer, Hinweis auf mitzubringende Ausweise oder Vollmacht und auf die Möglichkeit, einen Sachverständigen mitzubringen.
- Fälligkeit klären: Ist die Rate für die Bezugsfertigkeit angefordert und bezahlt, wenn der Vertrag die Übergabe davon abhängig macht?
Ablauf der Wohnungsübergabe am Termin
- Begrüßung und Teilnehmer erfassen: Wer ist anwesend, wer handelt für wen (Vollmacht)?
- Rundgang Raum für Raum: Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen, Fliesen, Sanitär, Elektro, Heizung, Balkon oder Terrasse, Keller, Stellplatz.
- Funktionsprüfung: Fenster und Türen öffnen, Rollläden bedienen, Wasser laufen lassen, Steckdosen und Schalter stichprobenartig prüfen, Klingel und Gegensprechanlage testen, Heizung und Lüftung zeigen.
- Mängel aufnehmen: Jeden Mangel mit Raum, Bauteil, Beschreibung und Foto festhalten; gemeinsam eine Frist zur Beseitigung festlegen.
- Zählerstände ablesen: Strom, Wasser, Wärme bzw. Heizkostenverteiler, gegebenenfalls Gas – mit Zählernummer und Foto.
- Schlüssel übergeben: Anzahl und Nummer je Schlüsselart quittieren lassen.
- Unterlagen übergeben: Liste der ausgehändigten Unterlagen im Protokoll vermerken.
- Einweisung: Bedienung von Heizung, Lüftung, Rauchwarnmeldern, Rollläden und Gegensprechanlage erklären.
- Protokoll unterschreiben: Beide Seiten unterzeichnen, jede Seite erhält ein Exemplar.
Mängel aufnehmen und vorbehalten
Der wichtigste rechtliche Punkt bei der Abnahme ist der Mängelvorbehalt. Nimmt der Käufer die Wohnung ab, obwohl er einen Mangel kennt, stehen ihm die Rechte nach § 634 Nr. 1 bis 3 BGB – Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt oder Minderung – wegen dieses Mangels nur zu, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Für Bauträger und Bauleitung heißt das: Jeder erkannte Mangel gehört ins Protokoll, verbunden mit dem Vorbehalt.
- Konkret beschreiben: „Kratzer Fensterbank Wohnzimmer links, ca. 5 cm“ statt „Fensterbank beschädigt“.
- Ort eindeutig angeben: Raum, Wand oder Bauteil, am besten mit Markierung im Grundriss.
- Foto anfügen: mit Datum, damit der Zustand bei Übergabe belegt ist.
- Frist und Zuständigkeit: bis wann, durch welche Firma.
- Strittiges kennzeichnen: Wenn der Bauträger einen Punkt nicht als Mangel anerkennt, beides im Protokoll vermerken.
- Unwesentliche Mängel: Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 BGB); sie werden vorbehalten und beseitigt.
Wie Mängel nach der Übergabe weiterverfolgt werden – Mängelanzeige, Frist, Nachkontrolle –, erklären die Artikel Bauabnahme und Abnahmeprotokoll und Gewährleistung am Bau.
Zählerstände, Schlüssel und Unterlagen
Zählerstände
Mit der Übergabe gehen in der Regel Nutzen und Lasten auf den Käufer über. Damit die Verbrauchskosten richtig abgegrenzt werden, gehören alle Zählerstände mit Zählernummer ins Protokoll: Stromzähler der Wohnung, Wasserzähler kalt und warm, Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler. Ein Foto jedes Zählers vermeidet spätere Ablesefehler.
Schlüssel
Notieren Sie jede Schlüsselart mit Anzahl und Schlüsselnummer: Wohnungstür, Haustür, Briefkasten, Keller, Tiefgarage oder Funksender, gegebenenfalls Fenstergriffe. Bei Schließanlagen gehört auch die Übergabe der Sicherungskarte oder ihr Verbleib (beim Verwalter) ins Protokoll. Für die Quittung eignet sich das Schlüsselübergabeprotokoll.
Unterlagen
- Energieausweis: Für neu errichtete Gebäude ist ein Energiebedarfsausweis auszustellen (§ 80 Gebäudemodernisierungsgesetz, vormals GEG). Eine Kopie gehört in die Unterlagen des Käufers.
- Bedienungs- und Wartungsanleitungen: Heizung, Lüftung, Rollläden, Sprechanlage, Rauchwarnmelder, Küchengeräte, soweit mitverkauft.
- Pläne: Grundriss der Wohnung, gegebenenfalls Installationspläne für Bohrungen.
- Pflegehinweise: Böden, Fliesen, Silikonfugen (Wartungsfugen), Fenster und Beschläge.
- Ausstattungsübersicht: gewählte Bemusterung und Sonderwünsche.
- Kontakte: Ansprechpartner für Mängel, Verwalter, Notdienste.
Statt eines Ordners können Sie diese Unterlagen auch digital übergeben. In der Wohnungsmappe von BauDock liegen Grundriss, Ausstattung, Energieausweis und Anleitungen je Wohnung, in Ihrem Erscheinungsbild; der Käufer erhält per Einladung einen eigenen Zugang. Im Protokoll genügt dann der Vermerk, dass die Mappe freigeschaltet wurde.
Vorlage: Übergabeprotokoll Wohnung (Neubau)
Das folgende Muster fasst alle Punkte zusammen. Zum Ausdrucken gibt es die Übergabeprotokoll Vorlage als PDF, für die Vorbereitung und den Rundgang die Wohnungsübergabe Checkliste.
Nach der Übergabe: Mängel abarbeiten
Mit der Unterschrift ist die Arbeit nicht beendet. Die vorbehaltenen Mängel werden an die Firmen weitergegeben, deren Beseitigung von der Bauleitung kontrolliert und dem Käufer bestätigt. Vereinbaren Sie Nachbesserungstermine frühzeitig, denn der Käufer wohnt nun in der Wohnung. Eine kurze Bestätigung je erledigtem Punkt schafft Vertrauen und schließt den Vorgang sauber ab.