Regiebericht, Rapportzettel, Stundenlohnzettel: dasselbe Dokument
Je nach Region und Betrieb heißt der Nachweis von Stundenlohnarbeiten Regiebericht, Rapportzettel, Stundenlohnzettel oder Arbeitsbericht. Gemeint ist immer derselbe Beleg: Er weist Arbeiten nach, die nicht nach Einheitspreis oder Pauschale, sondern nach Aufwand abgerechnet werden. Hintergründe erklärt der Artikel Stundenlohnarbeiten und Regiebericht.
Stundenlohnarbeiten nach § 15 VOB/B
Beim VOB-Vertrag werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart worden sind (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Für den Nachweis gelten die Regeln des § 15 VOB/B:
| Regel | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Anzeige | Die Ausführung von Stundenlohnarbeiten ist dem Auftraggeber vor Beginn anzuzeigen. | § 15 Abs. 3 VOB/B |
| Einreichen | Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einreichen, mit Arbeitsstunden, Material, Geräten, Frachten. | § 15 Abs. 3 VOB/B |
| Bescheinigen | Der Auftraggeber gibt die bescheinigten Zettel unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang zurück und kann Einwendungen erheben. | § 15 Abs. 3 VOB/B |
| Anerkenntnis | Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt. | § 15 Abs. 3 VOB/B |
| Abrechnen | Stundenlohnrechnungen alsbald nach Abschluss der Arbeiten, spätestens in Abständen von 4 Wochen. | § 15 Abs. 4 VOB/B |
Für die Anzeige vor Beginn der Arbeiten gibt es das Muster Stundenlohnarbeiten Anzeige; der Regiebericht weist danach Tag für Tag nach, was tatsächlich angefallen ist.
Regiebericht beim BGB-Vertrag
Das BGB enthält keine vergleichbaren Fristen. Hier müssen Sie im Streitfall die Vereinbarung einer Stundenlohnvergütung und die tatsächlich angefallenen Stunden beweisen. Ein vom Auftraggeber unterschriebener Rapportzettel ist dafür der beste Beleg. Bei Privatkunden ist ein getrennter Ausweis der Arbeitskosten außerdem für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG hilfreich.
Was in einen Rapportzettel gehört
- Datum, Bauvorhaben und fortlaufende Nummer.
- Wer hat die Arbeit angeordnet und wann.
- Konkrete Beschreibung der Arbeit mit Ort.
- Namen und Qualifikation der Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Pause.
- Material und Geräte mit Menge.
- Unterschrift des Auftragnehmers und Bescheinigung des Auftraggebers.
Typische Fehler bei Stundenlohnzetteln
- Zettel gesammelt am Monatsende eingereicht – die Arbeiten sind dann kaum noch prüfbar.
- Stundenlohnarbeiten ohne vorherige Vereinbarung ausgeführt.
- Beschreibung zu knapp („Diverse Arbeiten“), sodass nicht erkennbar ist, ob die Leistung schon im LV enthalten war.
- Unterschrift von einer Person, die nicht zur Bescheinigung befugt ist, etwa einem anderen Handwerker.
- Bescheinigung mit Abnahme verwechselt: Die Unterschrift bestätigt Stunden, nicht die Vergütungspflicht dem Grunde nach.
Für die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter unabhängig vom Auftraggeber nutzen Sie die Stundenzettel Vorlage.
Stundensätze und Abrechnung der Regiestunden
Die Stundensätze für Stundenlohnarbeiten sollten im Vertrag oder LV vereinbart sein, getrennt nach Qualifikation, etwa Meister, Facharbeiter und Helfer. Fehlt eine Vereinbarung, gilt beim VOB-Vertrag die ortsübliche Vergütung (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Wie sich ein Stundensatz aus Lohn und Zuschlägen zusammensetzt, zeigt die Kalkulationshilfe Formblatt 221 / 223. Die bescheinigten Regieberichte rechnen Sie gesondert oder als eigene Positionen in der Schlussrechnung ab und legen sie als Nachweis bei.
Arbeitsbericht Muster für Kundendienst und Reparaturen
Auch außerhalb von VOB-Verträgen ist die Vorlage nützlich, etwa als Arbeitsbericht bei Reparaturen und Kundendienst. Lassen Sie den Kunden die Stunden und das Material nach Abschluss der Arbeit unterschreiben. Das beugt Diskussionen über die Rechnung vor. Für Serviceeinsätze mit An- und Rückfahrt, Anlage und Abschluss-Checkliste ist die Montagebericht Vorlage zugeschnitten.