Montagebericht: wofür Handwerksbetriebe ihn brauchen
Der Montagebericht, auch Arbeitsbericht, Serviceauftrag oder Regieschein genannt, hält fest, was beim Kunden tatsächlich passiert ist. Er beantwortet die Fragen, die bei der Rechnung immer kommen: Wie lange wurde gearbeitet, was wurde verbaut, ist die Anlage fertig. Mit der Unterschrift des Kunden wird er zum Beleg, der Streit über Stunden und Material vermeidet. Für das Büro ist er die direkte Vorlage für die Rechnung. Reine Arbeitszeiten ohne Kundeneinsatz halten Sie dagegen im Stundenzettel fest.
Rechtlicher Hintergrund des Arbeitsnachweises
| Thema | Regel | Bedeutung für den Bericht |
|---|---|---|
| Stundenlohnarbeiten im VOB-Vertrag | § 15 Abs. 3 VOB/B: Stundenlohnzettel werktäglich oder wöchentlich vorlegen, Rückgabe binnen 6 Werktagen | Unterschriebener Bericht belegt die Stunden |
| Steuerermäßigung für Kunden | § 35a EStG: Arbeitskosten in der Rechnung gesondert ausweisen | Arbeits- und Fahrzeiten getrennt vom Material erfassen |
| Rechnungspflichtangaben | § 14 Abs. 4 UStG: Umfang und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung | Datum und Leistungsbeschreibung übernehmen |
| Abnahme | § 640 BGB | Unterschrift ist nur Abnahme, wenn dies ausdrücklich erklärt wird |
Wird ein Auftrag mit einem Verbraucher in dessen Wohnung geschlossen, kann ein Widerrufsrecht bestehen (§ 312g BGB). Klären Sie deshalb im Büro, wann und wo der Vertrag zustande kam. Ausführliche Hinweise zu Stundenlohn und Regiearbeiten gibt der Artikel Stundenlohnarbeiten und Regiebericht.
So füllt der Monteur den Bericht richtig aus
- Zeiten sofort eintragen, nicht am Abend aus dem Gedächtnis.
- An- und Rückfahrt getrennt von der Arbeitszeit erfassen, weil sie oft anders abgerechnet werden.
- Leistung konkret beschreiben: „Umwälzpumpe Heizkreis 2 getauscht, System entlüftet, Druck 1,5 bar“ statt „Heizung repariert“.
- Material mit Artikelnummer und Menge eintragen, auch Kleinteile.
- Restarbeiten und Empfehlungen festhalten, etwa einen nötigen Folgetermin.
- Bericht mit dem Kunden durchgehen und erst dann unterschreiben lassen.
Beispiel: Wartungseinsatz an einer Heizung
Zwei Monteure fahren 0,5 Stunden an, arbeiten von 8:00 bis 11:15 Uhr mit 15 Minuten Pause und fahren 0,5 Stunden zurück. Im Bericht stehen je Person 3,0 Stunden Arbeitszeit und je 0,5 Stunden An- und Rückfahrt, zusammen 8 Stunden. Darunter folgen Dichtungen, Zündelektrode und Wartungsset mit Artikelnummer. So lässt sich die Rechnung ohne Rückfrage schreiben. Geprüfte Werte und Prüfpunkte einer wiederkehrenden Wartung gehören zusätzlich in ein Wartungsprotokoll.
Typische Fehler beim Montagebericht
- Unterschrift fehlt, weil der Kunde nicht da war. Dann einen Ansprechpartner vor Ort eintragen und unterschreiben lassen.
- Arbeitszeit ohne Pause, die Stunden werden später angezweifelt.
- Material pauschal als „Kleinmaterial“ ohne Menge.
- Bericht erst Tage später im Büro, Rechnungen verzögern sich.
- Unterschrift als Abnahme verstanden, obwohl nur Zeiten und Material bestätigt werden.