Materialliste Vorlage in Excel: Bestellliste für die Baustelle
Eine Materialliste hält fest, welches Material für ein Bauvorhaben in welcher Menge gebraucht, bei wem bestellt und wann geliefert wird. Sie verbindet die Kalkulation mit der Beschaffung: Aus dem Leistungsverzeichnis oder dem Aufmaß ergeben sich die Mengen, aus den Angeboten der Lieferanten die Preise. Auf der Baustelle dient sie als Kontrollliste bei der Anlieferung. Wer Material sauber plant, vermeidet Stillstand, Eilbestellungen und Restposten.
Was in eine Materialliste gehört
| Angabe | Zweck |
|---|---|
| Bezeichnung, Abmessung, Qualität | Eindeutige Bestellung ohne Rückfragen, z. B. „KS 17,5 cm, 2 DF“ |
| Artikelnummer | Verwechslungen beim Lieferanten vermeiden |
| Menge und Einheit | Aus Aufmaß oder Massenermittlung, mit Verschnitt |
| Einzelpreis und Summe | Vergleich mit der Kalkulation, Grundlage für Nachkalkulation |
| Lieferant, bestellt am | Wer liefert, seit wann läuft die Bestellung |
| Liefertermin und Status | Rechtzeitige Nachfrage, wenn es eng wird |
| Abladestelle, Ansprechpartner | Lieferung kommt an die richtige Stelle |
Mengen richtig ermitteln
Grundlage sind die Mengen aus Plan und Aufmaß, Raum für Raum ermittelt. Wie das geht, erklärt der Ratgeber Aufmaß erstellen. Rechnen Sie zum ermittelten Bedarf einen Verschnitt- oder Bruchzuschlag hinzu, je nach Material und Verlegemuster meist zwischen 3 und 15 %. Achten Sie auf Gebindegrößen: Kleber kommt in Säcken, Fliesen in Paketen, Dämmung in Paketen je Quadratmeter. Für Beton und Estrich helfen der Beton-Rechner und der Estrich-Rechner.
Status und Lieferanten im Blick behalten
Der Status führt jede Position von „offen“ über „angefragt“ und „bestellt“ bis „geliefert“. Teillieferungen markieren Sie als „teilgeliefert“ und notieren die Restmenge in der Bemerkung. Die Auswertung unter der Liste zeigt den Wert der noch ausstehenden Ware, wie viele Positionen noch nicht bestellt sind und wo der Liefertermin überschritten ist. In der Tabelle je Lieferant sehen Sie Bestellvolumen und offene Beträge, etwa als Grundlage für Preisverhandlungen oder Rahmenvereinbarungen.
Rechtlicher Rahmen: Lieferung prüfen und rügen
Ist der Materialkauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, muss der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen und Mängel sofort anzeigen (§ 377 HGB). Wer das versäumt, verliert seine Gewährleistungsrechte für erkennbare Mängel. Vermerken Sie Fehlmengen und Schäden deshalb direkt auf dem Lieferschein, lassen Sie den Fahrer gegenzeichnen und machen Sie Fotos. Versteckte Mängel müssen unverzüglich nach der Entdeckung gerügt werden. Viele Lieferanten liefern zudem unter Eigentumsvorbehalt (§ 449 BGB); das Material gehört bis zur vollständigen Zahlung dem Lieferanten.
Typische Fehler bei Materiallisten
- Ungenaue Bezeichnungen wie „Kleber“ oder „Rohr“ ohne Typ, Abmessung und Qualität.
- Verschnitt nicht eingerechnet, Nachbestellungen kosten Fracht und Zeit.
- Lieferadresse und Ansprechpartner fehlen, der Lkw steht vor der falschen Einfahrt.
- Liefertermin nicht nachgehalten, das Material fehlt am Tag, an dem die Kolonne startet.
- Lieferschein ohne Prüfung unterschrieben; Fehlmengen lassen sich später kaum noch reklamieren.
- Preise aus der Bestellung nicht mit der Kalkulation abgeglichen.