Mängelliste Vorlage in Excel: wofür sie gedacht ist
Eine Mängelliste sammelt alle festgestellten Mängel eines Bauvorhabens an einer Stelle. Sie entsteht bei Baustellenbegehungen, bei der Abnahme und später in der Gewährleistungszeit. Ziel ist, dass jeder Mangel einer Firma zugeordnet, mit Frist versehen und nach der Beseitigung kontrolliert abgehakt wird. Eine Excel-Liste eignet sich gut für Einfamilienhäuser, kleinere Mehrfamilienhäuser und Sanierungen mit bis zu einigen Dutzend Mängeln. Wie Sie eine Mängelliste aufbauen und führen, erklärt der Artikel Mängelliste Vorlage und Praxis.
Rechtsgrundlage: Mängel rügen, Frist setzen, Vorbehalt erklären
Die Liste selbst ist keine Mängelrüge. Rechtlich wirkt erst die Aufforderung an die Firma, den Mangel innerhalb einer angemessenen Frist zu beseitigen. Beim VOB-Vertrag regelt das § 13 Abs. 5 VOB/B, beim BGB-Vertrag die Nacherfüllung nach § 635 BGB in Verbindung mit § 637 BGB (Selbstvornahme nach Fristablauf). Für das Schreiben an die Firma nutzen Sie das Mängelanzeige Muster und legen den Auszug aus der Liste bei.
Besonders wichtig ist die Abnahme: Wer einen bekannten Mangel bei der Abnahme nicht vorbehält, verliert die Ansprüche auf Nacherfüllung und Minderung (§ 640 Abs. 3 BGB, § 12 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B). Die Mängelliste gehört deshalb als Anlage zum Abnahmeprotokoll. Mit der Abnahme beginnt auch die Verjährung der Mängelansprüche, beim BGB-Bauvertrag fünf Jahre (§ 634a BGB), beim VOB-Vertrag vier Jahre (§ 13 Abs. 4 VOB/B), sofern nichts anderes vereinbart ist.
Was in eine gute Mängelliste gehört
| Spalte | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Ort | Haus, Geschoss, Wohnung, Raum, Wand oder Achse, so genau, dass ein Fremder den Mangel findet |
| Gewerk und Firma | Wer ist verantwortlich; bei Unklarheit erst klären, dann zuordnen |
| Mangelbeschreibung | Sachlich beschreiben, was vom Soll abweicht, nicht die Ursache raten |
| festgestellt am | Datum der Feststellung, wichtig für Fristen und Verjährung |
| Frist | Konkretes Datum statt „umgehend“ |
| Status und erledigt am | Erst nach Nachkontrolle auf erledigt setzen |
| Foto-Nr. | Verbindet den Eintrag mit der Fotodokumentation |
Status und Auswertung je Firma
Die Excel-Fassung zählt Mängel ohne Status als „offen“, damit nichts durchrutscht. Als überfällig gilt ein Mangel, dessen Frist überschritten ist und der noch nicht erledigt ist. Im Blatt „Auswertung“ sehen Sie je Firma die Zahl der offenen und überfälligen Mängel, die nächste offene Frist und die Erledigungsquote. Das ist die Grundlage für die nächste Baubesprechung und für eine schriftliche Nachfristsetzung.
Typische Fehler bei der Mängelliste
- Ortsangaben wie „Wohnung oben“ statt Haus, Geschoss, Wohnungsnummer und Raum.
- Fristen fehlen oder lauten „sofort“; ohne konkretes Datum lässt sich kein Verzug feststellen.
- Mängel werden auf „erledigt“ gesetzt, weil die Firma es meldet, ohne Nachkontrolle vor Ort.
- Mehrere Fassungen der Liste kursieren per E-Mail, niemand weiß, welche gilt. Stand und Verteiler im Kopf pflegen.
- Bekannte Mängel stehen nicht im Abnahmeprotokoll und gehen damit rechtlich verloren.
- Fotos liegen getrennt ohne Nummer, die Zuordnung ist später nicht mehr möglich.
