Zeiterfassung im Architekturbüro: Pflicht, Projektzeiten und Auswertung im Überblick

Kostenlose Vorlage · ohne Anmeldung

Honorarrechnung Architekt Vorlage – kostenlos als Excel herunterladen

ExcelExcel herunterladen · mit Formeln · 34 KB

Excel-Vorlage · Vorschau des DruckbildsAnleitung zur Vorlage ansehen →

Auch im Architekturbüro muss die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden: Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einzurichten. Darüber hinaus lohnt sich eine Projektzeiterfassung für Architekten, idealerweise gegliedert nach Leistungsphasen – denn nur so sehen Sie, ob ein Projekt im Honorar bleibt. Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen, zeigt den Aufbau einer praxistauglichen Zeiterfassung im Architekturbüro und nennt typische Fehler.

Ist Zeiterfassung im Architekturbüro Pflicht?

Ja, für Büros mit Arbeitnehmern. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das Gericht legt die Vorschrift im Licht der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs aus, der 2019 (Rechtssache C-55/18) ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verlangt hat.

Unabhängig davon gilt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Der Arbeitgeber muss die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für Inhaber ohne Angestellte und freie Mitarbeiter gilt die Pflicht nicht; für angestellte Architektinnen und Architekten, Bauzeichner, Werkstudenten und Auszubildende dagegen schon.

Was muss erfasst werden?

Für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung genügen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen. Daraus lassen sich die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes prüfen:

Gerade vor Wettbewerbsabgaben und Bauantragsfristen werden diese Grenzen in Planungsbüros häufig überschritten. Eine laufende Erfassung macht das sichtbar, bevor es zum Problem wird; die Zeiterfassung in BauDock erinnert zum Beispiel, wenn nach sechs Stunden noch keine Pause eingetragen ist oder jemand nach zehn Stunden noch eingestempelt ist. Ausführlicher behandelt die Regeln der Artikel Arbeitszeiterfassung auf der Baustelle.

Projektzeiterfassung für Architekten: Zeiten je Leistungsphase

Die gesetzliche Pflicht betrifft nur die Arbeitszeit als Ganzes. Für die Wirtschaftlichkeit des Büros ist jedoch entscheidend, wofür die Zeit verwendet wurde. Eine Projektzeiterfassung ordnet Stunden einem Projekt und – sinnvollerweise – einer Leistungsphase zu. So lässt sich der tatsächliche Aufwand mit dem Honorar vergleichen, das auf die jeweilige Phase entfällt (siehe HOAI Leistungsphasen 1–9).

Das Stundenbudget ergibt sich, indem Sie den Honoraranteil durch einen kalkulierten Bürostundensatz teilen; das Honorar selbst ermittelt der HOAI Rechner. Der Stundensatz muss Gehälter, Gemeinkosten und Gewinn abdecken und ist für jedes Büro individuell zu ermitteln; die 90 Euro im Beispiel sind nur ein Rechenwert. Liegen die Ist-Stunden einer Phase deutlich über dem Budget, ist das ein frühes Warnsignal – etwa für Umplanungen, die als Besondere Leistung oder Änderungsleistung gesondert zu vergüten wären.

• Honorarkontrolle: laufender Abgleich von Aufwand und Honorar je Projekt und Phase.
• Änderungswünsche belegen: Wiederholte Planungsleistungen auf Wunsch des Bauherrn lassen sich mit erfassten Stunden nachvollziehbar darlegen.
• Nachkalkulation: Nach Projektende zeigen die Zahlen, welche Phasen und Projekttypen auskömmlich waren.
• Angebote: Erfahrungswerte aus abgeschlossenen Projekten verbessern künftige Honorarangebote.

Überstunden, Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Überstunden sind in vielen Büros üblich. Ob und wie sie vergütet oder ausgeglichen werden, regeln Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Ohne Erfassung fehlt beiden Seiten die Grundlage: Der Arbeitgeber kann Grenzen des Arbeitszeitgesetzes nicht kontrollieren, die Beschäftigten können geleistete Mehrarbeit schwer belegen. Ein Arbeitszeitkonto mit klaren Regeln für Auf- und Abbau schafft hier Transparenz.

Vertrauensarbeitszeit bleibt nach überwiegender Auffassung zulässig – sie bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet, nicht auf deren Erfassung. Die Erfassung kann auch an die Beschäftigten delegiert werden; der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich und sollte die Einträge stichprobenartig prüfen. Für das Homeoffice gilt dasselbe: Die Arbeitszeit wird erfasst wie im Büro. Praktisch ist eine Lösung, die im Browser oder auf dem Handy funktioniert, damit niemand Zettel nachreichen muss.

Auswertung: Welche Zahlen das Büro wirklich braucht

Eine Zeiterfassung ist nur so gut wie ihre Auswertung. Für ein Architekturbüro sind vor allem diese Auswertungen sinnvoll:

Typische Fehler bei der Zeiterfassung im Architekturbüro

• Nachträgliches Erfassen am Monatsende: Erinnerungslücken machen Daten ungenau und angreifbar. Wer auf Papier erfasst, nutzt besser täglich eine Stundenzettel Vorlage.
• Nur Überstunden aufschreiben: Die BAG-Rechtsprechung verlangt die Erfassung der gesamten Arbeitszeit.
• Projektzeiten ohne Leistungsphase: Ohne Zuordnung zur Phase ist keine Honorarkontrolle möglich.
• Zu feine Kategorien: Dutzende Tätigkeitsarten senken die Akzeptanz; Projekt plus Leistungsphase plus wenige interne Kategorien genügen meist.
• Keine Auswertung: Erfasste, aber nie ausgewertete Zeiten bringen nur Aufwand.
• Datenschutz vergessen: Beschäftigte sind über Zweck und Umfang zu informieren; ein bestehender Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung mitzubestimmen.